הזמנות לדוגמה על צוות. מיקור חוץ משאבי אנוש: הזמנות

הזמנות עבור אנשי צוות הם בין מקורות מפתח של זרימת עבודה במפעלים מודרניים. מהי הספציפיות של הקומפילציה שלהם? איך נראים מסמכים אלה?

מה הם צווי כוח אדם?

חקיקה של רוסיה, הסדרת ניהול רשומות אנשי, מניחה יישום קבוע של מעשים משפטיים שונים במפעלים. בין אלה הם פקודות. נהוג לסווג אותם לשני סוגים עיקריים. כלומר:

• בהזמנות הקשורות לפעילות העיקרית;
• בצווים שהונפקו לצורך ניהול כוח האדם של המיזם.

במקרה זה אנו מדברים על פעולה משפטית מהסוג השני.

סדר על צוות - מעין תיעוד מנהלי של הארגון. מקורות אלה מתפרסמים על ידי החברה לרישום משפטי:

• איוש;
• העברת צוות מעבודה אחת לאחרת;
• הזמנות לעובדים ספציפיים או לקולקטיב בכללותו;
• פיטורי עובדים.

משימות אלה מניחות כי המשרד ינפיק סוגים מתאימים של הזמנות לצוות. איך הם יכולים להיות?

לדוגמה, יש הזמנות:

• על מינוי עובדים, עם שחרורו מכהונתו;
• על מתן, עידוד עובדים;
• על העברת עובד לתפקיד אחר.

ההקדמה ותיקוני המידע שנרשמו בחוברות עבודה ומסמכי כוח אדם אחרים, במקרים רבים, מתבצעים על פי ההוראות הנדון.

טפסים של הזמנות עבור פעילויות עיקריות

במפעלים הרוסיים, הזמנות מאוחד עבור כוח אדם משמשים באופן פעיל - על בסיס טפסים שאושרו במקורות שונים של החוק. עיקרה הוא צו של הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מס '1, שהוצא על ידי המחלקה ב -5 בינואר 2004. הסוגים הבסיסיים הבאים של צווי כוח אדם נבדלים, כפי שנקבע בהחלטה הרלוונטית:

• על הקבלה של עובד (הוא נערך על בסיס של טופס אחיד של T-1 או T-1a, הראשון הוא אחד אישי, השני הוא אחד מאוחד);
• על העברת עובד (טפסים 5, T-5a);
• על שחרורו של העובד בחופשה (מסמכים T-6, T6a);
• על סיום החוזה (צורות T-8, T-8a);
• בטיול של מומחה (מסמכים T-9, T-9a);
• על עידוד העובד (צורות T-11, T11-a).

יצוין כי מחזור המסמך של ארגונים יכולים גם להשתמש בצורות משלהם של הזמנות, אם זה לא אסור על פי חוק. זה אפשרי גם אם אחד או מדגם אחר של צו על כוח האדם בצורה של טופס מאוחד אינו מאושר על פי חוק.

אם המשרד עושה מסמך מסוים באופן עצמאי - מומלץ ליישם את הוראות תקן המדינה מיוחד, GOST R 6.30-2003. איך נראה סדר אחיד לצוות? דוגמה למסמך כזה מופיעה בתמונה למטה.

במקרה זה, דגימה של הזמנת עובדים תחת טופס אחיד מס 'T-1 נחשב.

צורות אחידה של הזמנות משמשות לרוב בארגונים תקציביים, כמו גם במפעלים ממשלתיים. במקרים רבים, זאת בשל הזמינות של דגימות מקור מחלקתי מאושרים.

בתורו, בחברות פרטיות לעתים קרובות להשתמש בצורות משלהם של הזמנות. אבל, ככלל, רק במקרים שבהם מסמך מאוחד לא אושרה כדי לפתור את המשימות של שירות כוח אדם. אם אלה במחזור, אז בדרך כלל ארגונים לא לבזבז זמן יצירת צורות חדשות, למעשה, יהיה לשכפל אלה מאוחדים. אשר, יתר על כן, מאופיינים על ידי רמה גבוהה למדי של נוחות, מבחינת המבנה.

איך אפשר לדמיין את הדגימות של צווי כוח אדם שפותחו על ידי החברה? דוגמה של אחד מהם הוא בתמונה הבאה.

במקרה זה, סדר מדגם מאושר כדי לאשר את לוח הזמנים של החגים. זה מיוצג בדרך כלל במבנה פשוט למדי.

יצוין, כי בדרך כלל אין למפעלים סיבות מיוחדות להחליף טפסים מאוחדים עם דגימות תוך שימושיות - אלא אם כן החברה מארגנת תבניות ייצור מורכבות במיוחד הדורשות הקמת מנגנונים חשבונאיים נפרדים. או, אם המבנה שלהם הוא פשוט מספיק - כמו במקרה של לוח הזמנים של החגים.

ניתן לציין כי ישנם מספר לא מבוטל של קריטריונים לסיווג ההזמנות הנדונות. בין אלה הם מבנה המסמך. בואו ניקח בחשבון את התכונות שלה בפירוט רב יותר.

מבנה ההזמנות: מסמכים פשוטים ומורכבים

לכן, הקריטריון החשוב ביותר לסיווג ההזמנות הנדונות הוא המבנה. על פי זה, המסמכים מחולקים לשני סוגים בסיסיים - פשוט ומורכב.

הזמנות מסוג 1 מאופיינות בנוכחות של בלוק מינהלי אחד (עם המילים "לקבל", "לפטר", "לתרגם" וכו '). אם זה, למשל, הוא צו מינוי של מומחה אחד, אז זה ייחשב אדם, אם בתחום השיפוט שלה ישנם מספר עובדים, זה ייקרא מסמך סיכום.

אם יש כמה בלוקים מנהליים במקור, אז זה ייחשב קשה. הם די נפוצים, אבל השימוש בהם נחשב תהליך מייגע מאוד גם עם שימוש של פתרונות טכניים מודרניים, שכן במקרה זה ייתכן שיהיה צורך להשוות כמויות גדולות של נתונים הממוקמים בקטעים שונים, במהותה.

עכשיו בואו נמשיך ללמוד את האלמנטים השונים של מבנה המסמך שיכול להכיל פקודות בארגון.

אלמנטים של מבנה ההזמנות לעובדים

המרכיב העיקרי בסדר הוא הקטע. זה מורכב פריטים. הם חייבים להיכלל בסדר על בסיס מסמך מסוים. במקרה זה, אתה צריך להביא קישור אליו. אם, למשל, ניתן צו למינוי אדם לתפקיד, ניתן לכלול את הפריטים הרלוונטיים במסמך על בסיס:

• הצהרה אישית של העובד;
• חוזה העסקה;
• פתק מהראש שראיין את העובד או החליט למנות אותו על בסיס אחר;
• פעולה תוך-אישית;
• תזכיר.

מומלץ להזין את המילה "יסוד" בסדר, ואז - כדי לציין הפניה למסמך מסוים. המקור הנחשב צריך לשקף את העובדה כי מי שמונה לתפקיד מסוים מכיר את הוראות הצו. במקרה זה, יש לכלול במסמך את הביטוי "עם הסדר היכרות", ולאחר מכן העובד שחקר את המקור הרלוונטי מעמיד את חתימתו ומציין את התאריך.

בצווים - בפרט, אם תיעוד החזקת כוח אדם מתבצע, שוב, כדי לשקף את העובדה של מינוי העובד לתפקיד, יש צורך לתת ניסוח משמעותי מבחינה משפטית. לדוגמה, הקשורים לטווח החוזה עם העובד, את סכום השכר שלו, את לוח הזמנים של עבודתו.

לפיכך, המבנה הטיפוסי של הסדר על כוח האדם מניח את נוכחותו של בלוקים המשקף:

• פעולה מנהלתית של הנהלת החברה;
• FIO ומידע אחר על העובד;
• תאריך כניסתו לתוקף של פסקה של המסמך;
• נוסח חשוב אחר של הצו.

המסמכים ניתן לשקול עם יישומים שונים. הם יכולים להיות מיוצגים בטווח הרחב ביותר. כך, בנספחים לפקודות על כוח אדם, ניתן לשקף רשימות של משרות של עובדים הנמצאים בתחום השיפוט של המסמך הרלוונטי. בנספח לנתוני ההזמנה שניתן לשקף באופן בעייתי ישירות בטקסט של המסמך ניתן לתקן - לדוגמה, זה יכול להיות גרפים, תמונות, דיאגרמות, הכרחי להבהרת תוכן הטקסט של המסמך.

טיוטות פקודות: מה לחפש?

מה אני צריך להקדיש תשומת לב מיוחדת בעת עיבוד המסמכים המדוברים?

קודם כל, כמו מומחים מציינים, שרטוט צווי כוח אדם לא צריך להתבצע באמצעות קיצורים. הניסוח צריך להיכלל במסמך ללא קיצורים.

הקריטריון החשוב ביותר הבא לרישום נכון של המסמכים הרלוונטיים הוא חוסר מידע על מקורות עם זמני אחסון שונים. לדוגמה, הזמנות הקשורות לחופשות ולנסיעות עסקים לאנשי צוות נשמרות בהתאם לתקנים הנוכחיים למשך 3 שנים. מסמכים המשקפים מידע על העסקת עובדים יש לשמור בארכיון של המשרד במשך 75 שנים.

לכן, בכל סדר נתונים על מקורות עם חיי מדף זהה צריך לבוא לידי ביטוי.

זה יהיה שימושי כדי לשקול את השלבים העיקריים של פרסום המסמכים המדוברים.

שלבי הנפקת צווי כוח אדם

ראשית, ראוי לציין כי בהתאם לסטנדרטים הספציפיים שעבורם רשם המשרד רשומות אדם, ניתן לקבוע את צווי העובדים בהתאם לעקרונות שונים. אבל במקרה הכללי, הפרסום שלהם כולל את ההחלטה על ידי מומחים אחראי של החברה משימות כגון:

• ייזום החלטה בדבר הצורך בפיתוח מסמך הולם;
• איסוף נתונים הנחוצים להוצאת הזמנה;
• הכנת סדר טיוטה ספציפי, הרמוניה שלו, השלמת, אם יש צורך;
• הזנת המידע הדרוש למסמך וחתימתו על ידי אנשים מוכשרים;
• הכרת סדרם של אותם אנשים שתפקידם נמצא בתחום השיפוט של המעשה המשפטי הרלוונטי.

הכנת החלטה למתן צו

הפתרון של המשימה הראשונה יכולה להתבצע באמצעות מידע הכלול הערות שירות, מידע intracorporate, מעשים. צווים פנימיים, ככלל, מבוססים על מעשים משפטיים מקומיים, והרשימה שלהם יכולה להיות רחבה מאוד. טיוטות המסמכים הנדונות מתואמות בדרך כלל בהשתתפות העובדים האחראים לשירותי כוח אדם של הארגון. יחד עם זאת, עבודתם יכולה להתבצע על בסיס הגשות שנחתמו על ידי ראשי חטיבות מבניות שונות של המשרד.

דוגמאות של צווי כוח אדם המשמשים באופן מסורתי על ידי החברה יכול לשמש בסיס המסמכים הרלוונטיים. הדבר העיקרי בפתרון בעיה זו הוא ללמוד בקפידה את הגורמים שקבעו מראש את פרסום המסמך, העילה לפיתוח הסדר. חשוב שהניסוח הכלול במסמך הרלוונטי יהיה בהתאם לנורמות המשפטיות.

איסוף נתונים לביצוע הזמנה

המשימה הבאה של המומחים האחראים של המשרד, המהווים מדגם אחד או אחר של הצו על כוח האדם - היא לאסוף את המידע הדרוש לצורך הנפקת המסמך. זה יכול להיות מיוצג על ידי:

• במעשים משפטיים רשמיים;
• בתיעוד הפנימי של המשרד;
• במקורות שפורסמו על ידי מבנים, מחלקות גבוהות יותר, אשר נושא הניהול אחראי עליהם;
• במסמכים ארכיוניים;
• בתקשורת, פרסומים מדעיים.

פיתוח טיוטת הזמנה

לאחר איסוף המידע, המומחים המוסמכים לפתח ישירות את צו הטיוטה של כוח האדם. הפתרון של משימה זו מניח, קודם כל, את ביצוע נכון של המסמך. רצוי להצביע על כך שהפרויקט מתפתח, מדגם של פקודת כוח האדם, ולא על פי חוק מקומי רשמי. כלומר, לכתוב את המילה "פרויקט" על המסמך. עם זאת, את הטקסט במקור צריך להינתן קרוב ככל האפשר מה צריך להיות נוכח בצו הרשמי. יתכן שהראש המוסמך יאשר מראש את נוסח המסמך בצורתו המקורית.

אם הסדר - בצורה, כמו גם תוכן, מתואם - מיד או עם התאמות, אז זה יכול להישלח לחתימה. מהו הנוהל?

חתימת ההזמנה והעברתה לעובדים

בעיקרון, אין בזה שום דבר מסובך - העיקר שהאדם המאשר את המסמך צריך להיות בעל הסמכות. ככלל, הראש של המשרד חותמת על פקודות של כוח אדם. טופס מלא מוכן נשלח אליו - טופס מאוחד או intracorporate, עם מידע כי הוא הביא על ידי מומחים אחראים. החתימה על המסמך מרמזת על אינדיקציה למיקומו של האדם המנהל את החברה, שמה וחתימתה.

בהתאם לכללים שנקבעו בתוך המשרד, המסמך יבוטל במידת הצורך.

לאחר אישור על ידי ראש המסמך מועבר לעובד אשר צריך להכיר את זה. העובדה כי אדם למד את המסמך ניתן לאשר על ידי חתימתו על צו או להשלים את טופס ההרשמה שלו.

כעת נלמד כיצד נשמרים ההזמנות על כוח האדם. המשימה העיקרית לפתור על ידי העובדים האחראים של החברה הוא רישום של המסמכים המדוברים.

רישום הזמנות: ניואנסים

הנוהל המדובר כרוך בהכנסת מידע על הסדר במרשמים מיוחדים. הוא האמין כי מדגם מאושר של צו על כוח אדם תקף רק לאחר רישום המקור הרלוונטי בחברה. אם נוהל זה אינו מיושם ביחס למסמך, לא מתקיימות ההשלכות המשפטיות על העובדים והנהלת החברה.

רישום הזמנות לעובדים, כפי שציינו לעיל, הוא היבט חשוב של שמירה על מסמכים אלה. ההליך המקביל כרוך בפתרון 3 משימות:

• חשבונאות של מסמכים;
• שליטה על ביצוע הזמנות;
• הבטחת גישה מהירה למסמכים.

כדי להירשם במשרד צריך כל המקורות מסווגים כמנהלי, דיווח, כספי. צריך להיות מידע על רושמים פנימיים של החברה ועל מסמכים שמגיעים מישויות כלכליות של צד שלישי. הזמנות עבור כוח אדם, כמו כל מקור אחר, ברישום מקבלים מספר בודד, וכן את המדדים הנדרשים מבחינת הסיווג האופטימלי של המקורות הרלוונטיים.

רישום הרשומות אדם חייב את כל המסמכים הכפופים לביצוע, וכן משמש להקליט וליידע את העובדים המעוניינים על עובדות כלכליות מסוימות. הזמנות עבור כוח אדם, כמובן, מתייחסים למקורות כאלה.

ההליך לרישום המסמך מתבצע פעם אחת - ישירות כאשר הם מונפקים על ידי ההנהלה (כמו במקרה של ההוראות הנדונות) או כאשר מתקבלים מחוץ לנושא. במקרה שהמקור עובר מחלוקה מבנית אחת של החברה לאחרת, אין צורך לרשום אותו שוב.

ישנן 3 שיטות עיקריות לרישום מקורות המשמשים את זרימת העבודה של הארגון.

ראשית, זהו רישום יומן, שמניע מראש את ההשתקפות המפורטת ברשימות המידע המיוחדות לגבי המבנה ואיזה מטרות הוצא צו על כוח אדם, דוגמא לנספח אליו.

שנית, יש פורמט כרטיס לרישום מידע על מקורות המשמשים את המסגרת של מסמכים בתוך הארגון. זה העיצוב של כרטיסי שליטה עבור מקורות, כמו גם השתלבותם ארונות תיוק מיוחדים.

שלישית, קיימת מסמכי רישום אוטומטי. היא כרוכה כניסתה של מידע על הזמנות מדוברות, ומקורות אחרים של מרשמי תוך אוטומטי - עם השימוש בתוכנה מיוחדת ואת התשתית הדרושה (למשל, מדפסות, סורקים, ממשקי רשת).

יש תקנה, לפיה יש תקנות רשמה - להזמין של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית № 536, מיישמת את 8 בנובמבר 2005. מקור החוק זה הוא למדוד במרשם:

• שם החברה כי הנפיקה מסמך מסוים - במקרה זה, בסדר הגודל של האנשים;
• שם מקור;
• מועד פרסום המסמך, מספר הרישום שלו;
• כותרת סיכום המסמך;
• השפה האופרטיבית;
• ביצוע מקור המונח;
• מידע על ביצועו של הצו.

הוספת הרשמה של מידע על הזמנות אלה או אחרים יכולים להתבצע תוך שימוש בקריטריונים אחרים של סיווגם. לדוגמא, משאבי אנוש עלולים לחלק את המקורות הרלוונטיים אלה מתייחסים באופן ספציפי חגי צוות, לנסיעות עסקים, ולספק להם תמריצים. בדרך כלל, כך גדלו מספר המסמך מהווים את ההזמנות של החברה, וככל יהיה הכי לסווג אותם מסדי נתונים נפרדים בתוך הרישום.

הזמנות חפצים

היבט חשוב נוסף של עשיית הזמנות בחברה - האחסון שלהם. מעל שציינו כי צווי האנשים מאוחסן בהתאם לצורך המסמך בתוך מועדים מסוימים. לכן, המסמכים המסווגים לפי מאפיינים רלוונטיים, צריכים להיות ממוקמים במקומות שונים.

כל הסדר על הצוות (טופס בשביל זה) יש לאחסן בנפרד ממקורות אלה קשורות בעסקי הליבה. המסמכים רשומים ונשלחו לאחסון, יוגשו מקוריים.

הזמנות לאנשי בדרך כלל בשילוב במקרה, הוא אוסף שיטתי של מסמכים שונים. מחלקות משאבי אנוש אחראיות צריכות ליישם את הגשת מקרים, כדי לבצע את המספור הנכון להציב גיליונות אותו להשלים את המלאי הדרוש, לצייר את הכיסוי עבור הסטים בהתאמה של מסמכים.