ארגון וניהול רשום ירכיב: GOST, הוראות, מסמכים, כללים. הנחיות לניהול התיעוד הארכיוני

כללים לניהול תיעוד הארכיוני להכיל את הדרישות המרכזיות לעבוד עם ניירות וחומרים לא מעורב בפעילות השוטפת של החברה. הם מנוסחים בהתאם הנוכחי במסגרת הרגולציה, עיבוד היקף רגולטוריות, אוסף ואחסון של מידע. מונחים מרכזיים שמופיעים במסגרת ההתקן המגדיר עבור ניהול רשום תרכיב. כאשר ניסוח אותם הפיתוחים בחשבון את השימוש בטכנולוגית וטכנולוגיית מידע מתקדם. קח לקדם את הבסיס של ניהול רשום ארכיונים.

שכיח

הנחיות לניהול התיעוד הארכיוני חלה על סוכנויות ממשלתיות. הם גם נדרשים עבור עסקים העוסקים סוגים מסוימים של עבודה. בפרט, ההתקנות חלות בחלק של התיאור, רישום, שימור ושימוש במסמכים של קרן ארכיונים של הפדרציה הרוסיה, התייחס רכוש המדינה.

מחוזות של ארגונים, עובדים עם סרט, הפונוגרפית, וידאו, תמונות, מפות, מדע וטכנולוגיה, מידע טלמטריה, כפוף להוראות שנקבעו תכנון ודיווח.

החובה והזכות להקים ארגונים בארכיונים לאחסון זמני של מסמכים של AF RF מספק בסיס חקיקה סקטוריאלית (מ 1993), לתפקיד (מ 1994 ו -1998). המסגרת הרגולטורית מהווה את הפעולות המשפטיות בעלות חשיבות אזורית. נחשב הכללים אינם חלים על המסמכים, את העבודה כי מוסדר בחוק הפדרלי № 5485-1 ו צו נשיאותי № 1203 מ 1995/11/30, את

השלמת

זהו חידוש שיטתי של הבסיס התיעודי של היחידות הארגוניות. בחירה כולל קביעה:

1. מקורות.
2. רכב חומרים שיתקבל.

במסגרת פעילות זו מתבצעת גם העברה ישירה של מסמכים לארכיון. כמקורות הם:

1. יחידות ארגוניות.
2. אנשים פיסיים.
3. מבנה כפוף.

הרכב החומרים

הוראה וניהול עבור התיעוד הארכיוני קובע כי הרכישה מתבצעת באופן זמני (מעל 10 שנים) במקרים ואחסון קבע. כמו כן מסכם מידע על הצוות. במקרים בהם חיי המדף של פחות מ 10 שנים, ככלל, הארכיונים לא הועבר. הם מוכלים החלקים הרלוונטיים של הארגון. בתום חיי המדף של דברים כאלה הם להיהרס. פרטים של אופי אישי מועברים לבקשת הבעלים. לאחר מכן, הם נשלחים אל גנזך המדינה עבור תוכן קבע. ההעברה תיכנס גם להיות חומרי Enterprises מבשרים מבנים כפופים חוסלו.

ניהול מינוח התיעוד הארכיוני

עובדים המורשים לביצוע עבודות עם חומרי מידע בארגון, להכין רשימה שיטתית של מקרים. הוא כינה את נומנקלטורה. בשלב הקמתו מציין את חיי המדף של חומרים. מדריך לניהול רשום ארכיונים מקובע את החלוקה המוסמכת לפקח להקל במתן שירות בניסוח המינוח. רשימה שיטתית משמשת כבסיס ליצירה מלאי חומרי מידע של קבוע וזמני (עד 10 שנים) אחסון. מינוח הוא גם מסמך חשבונאי גדול. הוא משמש עבור רישום של מקרי אחסון זמני, כולל מונח של פחות מ 10 שנים. תכנית שיטתיות המינוח הוקמה עשויה לשמש בעת פיתוח מעשי כרטסת בצעו.

סיווג

שמירה מתבצע וניהול תיעוד הארכיוני על שלושה סוגים של מינוח:

1. אופייני.
2. למופת.
3. בודד (עבור חברה מסוימת).

הראשון מקובע את ההרכב של החומרים שנוצרו במוסדות דומים. המינוח רגיל נחשב מסמך רגולטוריים. שיטתיות משוערת קובעת את ההרכב המשוער של חומרי מידע עבור ארגונים אשר מכוסים על ידי הפעולה שלו, המציינים את המדד. יש לה אופי recommendatory. סוגים אלו של שיטתיות המשמשים ליצירת מגוון פרט והועברו לתוכו בלי שינויים.

תכונות הכנות

המסמכים לניהול רשום עסק ארכיונים שיטתיים ובצורה שנקבעה בהתאם מינוח יחידות מבניות. זה האחרון אמור להיות מוסכם וחתום על ידי המנהיגים.

המינוח של העסק נעשה בצורה הכללית. הוא בראשי תיבות על ידי ראש הארכיון או הממונה, חתום על ידי הראש של מתן שירות או עובד שהוסמך. מינוח חייב להיות מאושר על ידי ועדת המומחים, ולאחר מכן אושר על ידי מנהל החברה. לאחר ביצוע ראשי הנהלים אלה של חטיבות מבניות של המפעל ספקו תמצית של הסעיפים הרלוונטיים.

המינוח לשנה הקרובה נוצרה ברבעון האחרון של התקופה הנוכחית. הרמוניזציה מתבצעת זמן לפחות 1 ב 5 שנים. אם תשנה את המבנה ופונקציות של הארגון, מינוח חדש.

נוהל קומפילציה לעניינים

גיבוש נקרא קיבוץ הפעולות שבוצעו בהתאם המינוח. ארגון וניהול התיעוד הארכיוני כולל את שיטתיות של מידע בהתאם שם התיקייה. לא מותר הקבצה של עותקים וטיוטות כפולים. החריגים הם רכבים בעלי ערך גבוה. אסור להציב בתיקיית נייר יוחזר.

שמירת רישומי ארכיונים מבוצעים על הוראת מידע שירות חומר טיפול מרכזית, וכן בכל מבוזר - הוא יחידות מבניות, ואת החלוקה הנ"ל. קיבוץ מתבצע תחת פיקוחו הישיר של האחראים לשלום של מדיית אחסון. במידת הצורך, עשויים להיות עובדים מעורבים של ארכיון המדינה.

דרישות מפתח

ניהול רשום ירכיב מתבצע בהתאם לדרישות תקנות. בשינה להרכיב את התיקיות עם ספקי מידע צריך לעמוד בדרישות הבאות:

1. חומרים עבור אחסון זמני וקבוע מקובצים בנפרד.
2. תיקיית כלול עותק אחד לכל אחת בעיתון.
3. התיקייה צריכה להיות מחומרים נוכחיים למשך שנה קלנדרית אחת. תקנה זו, אולם, ישנם חריגים. אלה כוללים:

• קבצים אישיים, אשר נוצרים במהלך כל תקופת העובד הרלוונטי;
• חומרים ומבנים של ועדות קבועות נבחרו איתם, קבוצות סגן, מאורגנות בתקופה של מקרא;
• מוסדות חינוך נייר, שבוצעו ו מקובצים בתוך שנת הלימודים;
• חומרים תיאטרליים, המאפיין את הפעילות של העונה;
• היסטוריות, וכן הלאה.

התיקייה חייבת להיות פחות מ 250 גיליונות בעובי של לא יותר מ 4 סנטימטר.

הקבצה של מעשים מנהליים

ניהול רשום ירכיב דורש שיטתיות של סוגים שונים של נישאי מידע. אלה כוללים תכונה ומעשים מנהליים. הם מקובצים לפי סוג הכרונולוגיה של יישומים:

1. הוראות התקנון שאושר על ידי מעשים רגולטוריות, לשמש הנספחים. הם מקובצים יחד. אם להוראות, תקנות, חוקים אושרו פעולות נפרדות, לשיטה אותם מקרים בודדים.
2. הזמנות והחלטות של המבנים הגבוהים ליישומם מקובצים לפי תחומי המפעל.
3. הזמנות הנוגעות לאנשים, שיטתיות על פי תקופת ההחזקה. עם נפח גדול של חומרי מידע מעשי ומועיל על צדדים שונים של החברה, קבוצה בנפרד.
4. הזמנות של תחומי פעילות העיקריים הן שיטתיות בנפרד מפעולות בצוות. לדוגמה, סדר וניהול התיעוד הארכיוני נכללת באותה תיקייה, ואת מינויו של ראש החטיבה האחראית - למשנהו.
5. מסגרות מאושרות, דוחות, ערכות, רשימות מפורטות, תוכניות וכן הלאה. מקובצים בנפרד מהם הפרויקטים.
6. מיקום של מסמכים וקבצים אישיים מתבצע על מנת שהם קיבלו.
7. חשבונות שכר סגל פנים שיטתיים בתיקיות נפרדות. הם מסודרים לפי סדר אלפביתי.
8. תלונות, הצעות, התלונות של האזרחים בעניין הפעילות של החברה, רשומות של השיקול ויישומן מקובצים בנפרד מן התלונות של אנשים על עניינים אישיים.
9. סיסטמטיקס של התכתבות בדרך כלל מתבצע בתוך פרק קלנדרית בסדר כרונולוגי. במקרה זה, את התשובות מונחות אחרי השאלות. במקרה של חידוש ההתכתבות על נושא מסוים, שהחל בשנה הקודמת, המסמכים כלולים בתיקייה של התקופה הנוכחית. במקרה זה מציין את האינדקס של השנה הקודמת.

הפיכה נישאת מידע קבל למשמרת

ניהול רשום ירכיב מספק מספר הדרישות עבור יחידות מבניות, עבודה עם מסמכי נייר. נישאי מבצע עשויים להיות חלקיים או מלאים. זה תלוי בזמן האחסון. רישום מלא מתבצע בגין מסמכים זמניים (מעל 10 שנים), תוכן קבוע, כמו גם פעולות על הצוות. זה כרוך:

1. כריכה קשה / תיקיית קלסר.
2. מספור הדפים.
3. ציור במעלה-עד הדף.
4. גיבוש של המלאי הפנימי במידת צורך.
5. ביצוע שינויים בפרטי גיליון השער. הם יכולים לגעת בשם המיזם, מספר הרישום של תיקיות, המועדים הקיצוניים, וכן הלאה.

חומרים עבור אחסון זמני, כולל מונח של פחות מ 10 שנים, נמשך בחלקו. אז, אסור לבצע את השיטתיות של ניירות בתיקייה, לא רשימות ממוספרות, לא להיות של תווית אבטחה.

הניואנסים

ניהול רשום ירכיב - פעילות שבה מומחים מספקים לא רק נישאים מידע בטיחות, אלא גם את ההזדמנות לעבוד איתם אם יתעורר הצורך. לשם כך, המעשים המהווים את התיקייה, שהגישה ארבעה לנקב כריכת קרטון. הם רשאים גם לאגד שוקלים את האפשרות של קריאת טקסטים, החלטות, תאריכים של ויזות בכל העיתונים.

לקראת הקבצה של כל מחברי מתכת יוסרו. חומרים המיועדים לאחסון קבוע מורכב מעשים בעלי ערך או לא מעוצבים במיוחד מוכלים תיקיות מגודרות שלושה שסתום עם מחרוזות או בקופסות מיוחדות.

כאשר נוכח מסמכים ללא דורשים בעלות האופי אישי (ספרי עבודה, כרטיסים, כרטיסים צבאיים, וכו '). הם לשים במעטפה נפרדת שהוגשו לו את שאר החומרים. בסוף התיקייה חייב להיות נוכח גיליון-עד ריק. בתחילת התיקייה לצורך איחוי טופס עבור המלאי פנימי. כדי להבטיח את השלום ואת סדר ההסדר של כל גיליון נייר ממוספר עם ספרות ערבית. כלל זה אינו חל על הדף, וצורות עד עבור מלאי. מספר מוצבת עיפרון בפינה הימנית העליונה.

גיליון-עד

זה נעשה על פי הצו. הוא מכיל את המילים ואת המספרים:

1. מספר גליונות עם מספור.
2. מספר הדפים של מלאי פנימי.

הגיליון-העד גם קובע מספור סגולי. בפרט, על מנת לקבוע האם יש אותיות אינדקסים, קודים חסרים, מספרי עמודים עם תמונות מודבקות, דפים בפורמט גדולים, וכן הלאה. בנוסף, על הסדין להעיד על הנוכחות של חוברות הדפסה בתיקייה, אם הם לא סומנו על המספור העיקרי. גיליון-עד vised מהדר. שינויים לאחר במעמד וההרכב של התיקיות צריכים להיות מסומנים בו תוך התייחסות המעשים הרלוונטיים. זה אסור לעשות גיליון-העד על עמוד השער של תיקייה או מחזור נטו של העמוד האחרון של המסמך בו.

המלאי פנימי

הוא נוצר על זמן חומר מידע אחסון וחשבונאות (מעל 10 שנים) ותוכן רצוף. המלאה פנימי כפי שעובד עבור עסקים נוצרו על ידי סוגים שונים של מסמכים, כותרים של שבו התוכן לא פורסמו. הצורה צריכה להציג נתונים על המספרים הסידוריים של פיגועי אינדקסי תיקייה, כותרות, תאריכים ומספרי דף.

עבור המלאי פנימי מצורף רשום סיכום. זה נאמר במספרים ובמילים מספר המסמכים הכלולים בו, כמו גם את מספר הגיליונות להרכיב אותו. תומך מהדר מלאי פנימי. אם תיקייה מאוגדת או מהודק ללא טופס, רשימת ההידור צורף חלק הפנימי של הכריכה הקדמית.

שינויים בהרכב של חומרים צריך להשתקף בתיקייה "הערות". באופן ספציפי זה מתייחס להסרה, החלפת עותקי נייר, כוללים מסמכים נוספים בתיקייה. במקביל הניח אזכור המעשים הרלוונטיים. במידת הצורך, יכול להיוצר על ידי הכניסה החדשה גיליון מסכם המלאי פנימי, כמו גם את הכתובת של עדי תיקייה.