ספר מזומנים, סוגים ועיצוב

בהתאם לחוקים הרוסיים, כל הארגונים, כולל כל הגופים העסקיים, חייבים להשתמש בשירותי הבנקים, מבלי להיכשל כדי לאחסן את הכספים החופשיים שלהם. ההתנחלויות שלהם עם ישויות משפטיות אחרות ברוב המקרים צריך להתבצע על ידי העברה בנקאית. אבל כל קבלות והנפקת מזומנים ביחידה המוניטרית הלאומית, הם חייבים לקחת בחשבון את הספר במזומן. יתרה מזאת, את הספר במזומן צריך להתבצע על ידי כל ללא יוצא מן הכלל על ידי ארגונים וגופים עסקיים (להלן - ארגונים), כולל יזמים בודדים אשר, במסגרת פעילותם, להתמודד עם מזומנים.

כל ארגון, שהוא ישות משפטית ויש לו קופה, שומר על ספר מזומנים יחיד שנועד להסביר את כל העסקאות שלו עם מזומנים במטבע הלאומי. יחד עם זאת, לא מבוצעות פעולות שבוצעו על ידי יחידות משנה נפרדות של הארגון שיש להן קופה משלהן. כל מחלקה כזו שומרת לעצמה את ספר המזומנים שלה, שהונפקו והונפקו על ידי הארגון שבו הוא נכלל.

הרישום הכללי של הספר במזומן מוקצה בדרך כלל לקופה של הארגון. הם מכינים את עמוד השער, מספרים את הסדינים, אחר כך את הספר צריך להיות עטוף ומוסמך עם חותמת הארגון וחתימות ראשו וראש החשבונות הראשי.

אחזקתו של ספר המזומנים היא גם באחריות הקופאי, אשר חייב לעשות את כל הערכים בו שכפול (באמצעות העתקה נייר). גליונות של הספר במזומן מחולקים לשני חלקים - לא שבירה מנותקת. העותק הראשון (שאינו שבירה), מה שנקרא "גיליון שיבוץ" צריך להישאר בקופה עצמה. העותק השני (החלק הדמיע) הוא "דוח הקופה" והוא מסמך לפיו הקופאי מדווח על תזרים המזומנים בדלפק. כמובן, העותקים הראשון והשני חייבים להיות זהים ויש להם מספר אחד.

בהתחשב בכך שבתנאים מודרניים התיעוד החשבונאי מתבצע בעיקר באמצעות ציוד מחשבים, את הספר במזומן בצורה אלקטרונית ניתן לשמור בארגונים. עם זאת, שלושה תנאים הכרחיים חייב להיעשות על זה. ראשית, יש לרכוש תוכנית מחשב מורשית לניהול ספר מזומנים, המוסכם עם הגופים הרגולטוריים והמפקחים הרלוונטיים. שנית, ההגנה הנדרשת של המחשב ואת התוכנית עצמה מפני גישה לא מורשית אליהם מסופק. ולבסוף, שלישית, הקופאי חייב להיות מאומן בעקרונות של עבודה עם תוכנית כזו.

התוכנית לניהול הספר במזומן צריכה לספק לא רק תצוגה ויזואלית של התוכן שלה על המסך, אלא גם תדפיס של אותם מסמכים הנדרשים בספר מזומנים הרגיל, כלומר "חשבונית" ו "דוח של קופה". בנוסף, התוכנית צריכה לספק מספור אוטומטי של דפי הספר, ללא התערבות הקופאית.

בסוף כל שנה קלנדרית (או בהזדמנויות אחרות, אם קיים צורך כזה), כל "דפי גיליונות מתקפלים" שנדפסו קודם לכן מוגשים בסדר המתאים בספר שאושר באותו אופן כמו ספר מזומנים רגיל. בנוסף, במקביל, יש להעביר את הספר במזומן בצורה אלקטרונית למדיום אלקטרוני ולהעביר אותו לארכיון הארגון לאחסון.

שליטה על נכונות ניהול ספרי המזומנים לפי הסדר המתאים צריכה להיות מוקצית לרואה החשבון הראשי, או, במידת הצורך, לעובד אחראי אחר.