מהו מסמך אלקטרוני?

רמת המחשוב היום קוראת מעבר "ללא נייר" ניהול משרד. היא מבוססת מסמך אלקטרוני אשר, בניגוד מסורתי, מאופיין על ידי מספר התכונות והמאפיינים חדשים. עד כה, הגדרה אחת של תופעה זו אינה קיימת במשפט ולא בעולם המדעי רוסיה.

המושג "מסמך אלקטרוני" הופיע מוקדם ככל 1970. אז התחלנו להיקרא "מסמכים הניתן לקריאה במכונה." המוזרות שלהם הוא שהם חייבים להיווצר בעזרת טכנולוגיית המחשב ולהיות מתאים עיבוד מחשב. בשינה במקרה זה, את הפרטים הנדרשים נעשים אך ורק בהתאם לנוהל שקבע לכל המסמכים.

מסמך אלקטרוני - הוא אובייקט של מידע, מורכב משני חלקי חובה: 1) פרטים (שם, מידע על המחבר, הזמן, מקום מוצאם, וכו ') וכן חתימה דיגיטלית אלקטרונית; 2) החלק העיקרי של התוכן המורכב של טקסט, מידע גרפי מספרי מעובד כיחידה.

מסמך אלקטרוניים ייחתם על ידי חתימה אלקטרונית מוסמך, מה שהופך אותו שווה נייר בחתימת ידו. המידע מוצג בו בצורה דיגיטלית (אלקטרונית). נתונים חישה באמצעות מחשבים יכולים להעביר מידע על רשתות תקשורת, תהליך - במערכות מידע. במידת צורך, מסמך עשוי לבוא בצורה של תצוגה על מסך על נייר.

מסמך אלקטרוני - מחזור חיים של אלקטרונית מסמכי מיזם (ארגון, חברה) כדי לקבל אותם, לשנות את הסטטוס (שאושר, מתקשר אליו, ב, סימן, סגור, וכו ') כדי הביטול את הארכיון. מסמך כזה לפעמים המכונה «עבודה», המאפיינת את התנועה של מסמכים כזרם יחיד של יצירות בודדות בתוך תהליכים עסקיים ספציפיים. שטח כל מערכת ניהול מסמכים האלקטרונית כולל תוכנה שאתה צריך לארגן ולקיים סוג זה של מעגל החיים של מסמכים.

מסמך זרימה אלקטרוני המבוסס עליה יש כמה יתרונות על פני מסורתית. הם מאפשרים לצוות של הארגון לשלוט לא רק באזור משלהם עבודה, אבל התהליך כולו. השתמש תרכיב האלקטרוני הוא הרבה יותר נוח מאשר נייר. ניתן למצוא, צמצום הזמן למעבר התיאום והביצוע של המסמך שלו תוך כמה דקות. באופן כללי, זה יותר חסכוני מאשר נייר. יש די הרבה תוכנות ניהול מסמכים אלקטרוניים ( "מניע", "פרת E1", "DocsVision", "1C: מסמך". ועוד).

נכון לעכשיו, יש ניסיון Shade חוץ של הסדרת היחסים בתחום של מסמכים אלקטרוניים במונחים משפטיים. ברוסיה, את בעיית הסדרת היחסים הללו לא קיבל החלטות חקיקה, למרות ניסיונות נעשו אימוץ החוק (2005). אימוץ החקיקה על סוג זה של נייר - אחד הכיוונים החשובים של תקנות חוק.