מערכת אלקטרונית לניהול מסמכים (EDMS) כי תכונות והמלצות כאלה

עד לפני כמה שנים על מערכת ניהול מסמכים האלקטרונית כונתה עתיד מזהיר. היום, הם נמצאים בשימוש נרחב חברות פרטיות וציבוריות. אבל הכי חשוב, כי הביקוש גדל ב SED. מהי מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית ואיך זה עובד, רואה את הדוגמא של המערכת הרוסיה הנוכחית.

תנאים מוקדמים

כדי להבין טוב יותר כיצד EDS תוכנית, אתה צריך לשקול את מושגי יסוד ויעדים. הם גורמים מרכזיים הקובעים את הבחירה של מערכת זו או אחרת.

אם הארגון יכול לפעול שליטה פורמלית, את הצורך במסמך לא. עם כניסתו של תהליכים עסקיים יש צורך כמנגנון פיקוח בעזרת מסמכי ההורה. אם אינך לעסוק בעסקאות מבעוד מועד, הם יתחילו להצטבר וללכת לאיבוד.

לחלופין, נשא נייר, ערכת אחסון קבצים מיוחדת בשרת. אבל זה עובד לאורך זמן. עם הגדלת כמויות של הביקוש הגובר לאחסון מידע וסנכרון.

יש דילמה: האם להשתמש לאחסון נייר ישן או SED. מה ניתן להשיג חשובים באמצעות המערכת האלקטרונית? שפר את יעילות הארגון.

השפעה כלכלית

יעילות תפעולית ניתן להגדיל בשתי דרכים: להקטין הוצאות או להגדיל את התוצאות. מסמכי DMS יכולים להשיג שתי מטרות בבת אחת. כלומר, כניסתה של המערכת מאפשרת לארגון להשקיע פחות, אך להרוויח יותר.

הפחתת עלות מתבצעת על ידי הקטנת עלויות נייר, זמן תקורה, להאיץ את חילופי מידע, שינויים בתרבות ארגונית.

כדי להעריך את היעילות של מספק תכנית EDS, אתה צריך לחשב את עלות העבודה על העיצוב של מסמכי נייר. חברות ייעוץ משוערים, פעולות כאלה לכבוש 20% מהזמן. המערכת של הבירוקרטיה הרוסית, זה לוקח אפילו יותר מזה - 60% מהזמן. המבוא של SED יפחית עלויות אלה לפחות 10 פעמים.

משרד לניהול מסמכים וניהול

שני תנאים אלה קשורים זה בזה. ניירת - מונח המתייחס למערכת הפורמלית של כללים לעבודה עם מסמכים. מערכת EDS מסוימת יכולה להיות מותאמת לפי הכללים של משרד, אבל יש מערכות אלה על הבסיס אשר יצר כבר ניירת.

המסמך הוא יחידת מידע אחסון EDS. Workflow מופק ממגוון מקורות: מערכות אחרות, יישומים, דואר אלקטרוני, אבל בראש ובראשונה - מנייר סרוק. לכן, סורקים וציוד אחרים מהווים חלק בלתי נפרד SED. חנויות המערכת כל המסמכים הן ההיסטוריה שלהם, מספקות עבור הארגון של התנועה, נושאת איתם את התהליכים העסקיים.

בשנת בסיס כזה הוא ההחלטה, הסדר ואת הסדר של EDS. באמצעותם, ועל ידי הנהלת הארגון. כל מסמך המסופק עם "עזרה". גדר שדות בטופס תלויים בסוג של מסמך. המידע במערכת מאוחסן במסד נתונים עבור כל שדה של הכרטיס.

פונקציות ומשימות של SED

תכנית ניהול מסמכים נועדה לפתור בעיות אלה:

• שיטתיות של עבודה עם מסמכים.
• יצירת מסמכים מתוך תבניות, אחסון רישום;
• אוטומציה של חשבונאות;
• סיווג של מסמכים.

הבה נבחן מקרוב את הפונקציה SED. תוכנת ניהול מסמכים משמשת:

• ליצור כרטיסים.
• היווצרות של הטקסט של המסמך;
• אחסון נתונים בפורמט pdf או מילת ms;
• זכויות גישה למשתמש שליטה;
• יצירת מסלולים;
• מסמכי בקרת תנועה;
• לשלוח הודעות, תזכורות;
• רישום, ספרי עיון, מסווגים;
• היווצרות של הוראות;
• חיפוש חתימת מסמכים;
• דיווחים מניבים.

עבור תכונות מערכתיות כוללות:

• עבודה מרחוק עם מסמכים;
• השתמש בבסיס נתונים לאחסון נתונים;
• עבודה זמנית עם EDS;
• אבטחה באמצעות תעודות, ברקודים, ומותאם אישית.

יתרונות וחסרונות

מעבר ל- EDS יש יותר יתרונות מאשר חסרונות. עם זאת, פרויקט מאורגן כראוי יכול להרוס את כל היתרונות של אוטומציה. מטרות ויישום EDMS צריכות להיות ברות השגה. ההטבות כוללות:

• אחסון של מידע מובנה ריכוזי;
• באותה הגישה ליצירה והעיבוד של מסמכים;
• באמצעות תבניות;
• לחפש;
• גישת ביקורת.

החסרון הוא העלויות הראשוניות הגבוהות והעבודה קפדנית על הדרכת משתמשים.

תהליכי ניהול מסמכים

המסמך האלקטרוני EDMS עובר דרך מספר שלבים, במהלך אשר מסמכים מוקצים מאפיינים מסוימים. עיבוד מתבצע באופן ידני ובאופן אוטומטי. במערכה במקרה השנייה:

• תנאי המעבר בין השלבים;
• ההפרדה בתוואי;
• מחזורי עיבוד;
• לרוץ תת, טיימרים, נהלי עיבוד;
• תפקידי משתמש מוגדרים.

סוגי טיפולים:

• יצירת מסמך.
• עריכה.
• שינוי שם.
• Moving.
• חיסכון.
• אינדקס.
• מחיק.

EDS על עלויות

עבודה מלאה לא יכולה לפעול ללא שרת רישיונות, התאמה אישית מלאה והכשרה של כל המשתמשים. כל האלמנטים הללו דורשים השקעת מזומנים גדולה. בנוסף, אנחנו לא צריכים לשכוח את השילוב של EDS עם מערכות אחרות, מסדי נתונים ועדכון תוכנה, שירותי ייעוץ ותמיכה טכנית ועלויות תחזוקה אחרות.

יישום SED

יישום הפרויקט עשוי להימשך מספר חודשים. התהליך תלוי בכמות של תהליכים תיעודיים של יכולות פיננסיות, מוסדיים משאב. היישום מתבצע על אלגוריתם כזה:

• יצירת קבוצת עבודה, קביעת הראש;
• הגדרת מטרות ויעדים;
• בדיקה של תהליכי תיעוד קיימים;
• פיתוח של מפרט טכני;
• בחירה של EDS;
• המסקנה של הסכם על יישום EDS;
• פיתוח ואישור של תקנות העבודה;
• לבדוק את המילוי הראשוני של ספריות;
• מבחן מקדים EDS;
• צוות אימון;
• יישום המבחן של EDS;
• ניתוח התוצאות של פעולת הבדיקה;
• תיקון שגיאות;
• יישום מלא של SED.

מבוא של השגיאה

תשומת לב מיוחדת צריכה להינתן תהליכים אלה דורשים נוכחות של מסמך נייר. הטעות העיקרית - היא שכפול של מסמך נייר אלקטרוני. זה מסבך את העבודה וגורם עמדות שליליות כדי אוטומציה. לשם יישום עבודה כפולה ואף אחד לא משלם. אנחנו צריכים לבנות תהליכים אוטומטיים ללא כפילות. הטעות השנייה - המוכנה של אנשים. לרוב, תהליכים חדשים נתפסים עם עוינות. לכן, עלינו להסביר לעובדים מדוע הוא הציג SED, אז הם הלכו בכוונה לתהליך ההכשרה.

טכנולוגיית אחסון מסמכים

המסמך האלקטרוני EDS כולל תכונות, המבוסס על אשר חפשו, לסיווג קיבוץ הבנייה דוחה. לפעמים מסמך נוצר מתבנית, ולפעמים - על ידי העברת הנתונים מבסיס הנתונים. תכונות מאוחסנות בטבלאות. הקובץ עצמו ממוקם בתיקיית האחסון, המידע ממנו - בספריית הנתונים. גישה לנתונים מתקבלת רק משתמש במערכת EDMS.

מהו סריקת זרם?

זרימת מסמכי עיבוד, ואחריו מיקום של הדגימות בקובץ מושג באמצעות סורקים. במהלך תהליך הסריקה עלול אוטומטי ליצור ברקוד על המסמך ורישומו במסד הנתונים ולאחר מכן להתמקד במסלול נתון.

OCR

מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית זה DMS ממירה תמונה אלקטרונית של המסמך בפורמט של תמונות JPEG או בפורמט טקסט. היא משתמשת בתוכנה מיוחדת כיישום עצמאי או ESCOM.BPM משולב ב SED. מהו ESCOM.BPM? מסמכי תכנית להכרה זו, קליד עם גופנים שונים. יצוין, עם זאת, כי יישומים עצמאיים יש יותר תכונות ואפילו מזהים טקסט בכתב יד.

ברקודים

טכנולוגיה זו מספקת סט של נהלים להקמה ולקיום של הברקוד גרפי על המסמך. ברקוד ייחודי נוצר על ידי מערכת השרת. הוא מספק לצורך זיהוי של המסמך, החיפוש המהיר שלה על בסיס אתרי הפצה ואחסון. בעת הרשמת מסמך מודפס על תווית של הברקוד המתאים המזהה של אלקטרוניים כרטיסים. הוא מודבק גרסת הנייר של המסמך.

EDS

חתימה דיגיטלית מאפשרת לאמת את נכונות השתנות מסמך ונתונים. חתימה נעשית באמצעות תוכנה ומפתחות הצפנה - תעודה. זה האחרון הוא קובץ בפורמט מיוחד כי הוא מחדש במרכז הנפקת הרישיון. כדי להבטיח את שלומם של המידע צריך להיות מאוחסן תעודה על כרטיס חכם או מפתח I-Token. הם מוגנים על ידי קוד PIN. אם PIN הוזן מספר פעמים בסדר, אז התעודה היא אוטומטית חסימה.

חיפוש טקסט מלא תכונה

חיפוש תכונה מתבצע באמצעות טופס מיוחד של מספר ערכים של שדה הכרטיסים. לדוגמה, הקריטריון "נגדי" מספק חיפוש נתונים בתחום "כונס הנכסים" או "סנדר". המערכת משווה את הקריטריונים נכנסו מנתוני הקלפים ומאחסנת את תוצאת הכרטיסים אלה, אשר היו צירוף מקרים. החיפוש מתבצע תוך התחשבות ההתאמות המדויקות או חלקיות.

חיפוש טקסט מלא מתבצע על פי הנתונים במסמך, כולל צורות מילה באמצעות הכלים המובנים הנתונים, כגון שרת MS SQL, ORACLE. עבור קבצי חיפוש המלאים צריכים להיות נכנסו למאגר בפורמט מסמך (doc), שולחנות (xls), מצגות, דוחות.