חובותיו של מנהל המשרד

לעתים קרובות, במיוחד בארגונים קטנים, מנהלת המשרד בדרך כלל נקראת המזכיר. זה נשמע כל כך הרבה יותר מוצק עמדה, אבל העובדה כי האחריות של מנהל המשרד נבדלת מזכירות (למרות שהם בהחלט יש הרבה מן המשותף), לעתים רחוקות מישהו מודאג במקרה הזה.

מהי אחריותו של העובד? בראש ובראשונה באחריות מנהלת המשרד היא לעבוד עם מסמכים. העובד מקבל תכתובת שהתקבלה, רושם אותו, שולח את הנמען שולח אל הארכיון, במידת צורך. הוא מקבל גם בקשות של עובדים אחרים תעברנה אותם חתימתו של המנכ"ל, מבטיח להם את החותמת, ולאחר מכן נותן בחזרה. חובותיו של מנהל המשרד הוא לעבוד עם מסמכים פנימיים: הזמנות הדפסה והפינוי שלהם, אחסון, שליחה בארכיונים והחשבונאות, עובד עם תכתובת יוצאת. במידת צורך, הוא צריך להיות מסוגל לעבוד עם כל ציוד למשרד: פקס, סורק, מכונת צילום, כמו גם לגייס ולהדפיס מסמכים. הכן את החדר עבור מצגות, שמירת פרוטוקולים של ישיבות, פגישות קבלה של אורחים ולקוחות כחלק מתפקידיו של מנהל משרד.

לעתים קרובות, העובד צריך להתמודד עם חובות מזכירות מסורתיים: חלוקת שותפים מוזמנים או מנהלים במלונות, חדרי הזמנה, כרטיסי טיסה וכרטיסי רכבת. תלוי את הפרטים של החברה לבין המשרד עצמו, המנהל יכול להיות נציג של החברה בניהול משא ומתן עסקי, ולבצע את תפקידיו של מנהל כוח האדם: החיפוש אחר עובדים חדשים, יצירת תמריצים ותוכניות חינוכיות, עבודת עיצוב. לפעמים הוא מתמקד כניסתה של טכנולוגיות מידע, פיתוח של תוכניות חדשות.

חובותיו של מנהל המשרד להניח ידע:

1. חוקים ותקנות המסדירים את משפטי, מידע, חברות עסקיות.
2. יסודות ניהול, שיווק, יזמות ועסקים.
3. היסודות סוציולוגיים, פסיכולוגיה, אתיקה של תקשורת עסקית, לא עבדו עם צוות והציבור.
4. נוהל לעריכת הצעות עסקיות, דוחות, תכניות, חוזים והסכמים.
5. אבני היסוד של ניהול, את היסודות של ארגונומיה ובריאות תעסוקתית.

בנוסף למשימות אלה, האחריות של מנהל המשרד כוללת מלאי של משרד ותוכנה הנדרשים להפעלת מתכלים (ציוד משרדי, נייר ואבזרים אחרים), אשר נדרשים על העבודה של עובדים. כמו כן, הוא חייב לשמור רשום של חומרים אלה כדי להבטיח הנפקתן, כדי לקבוע כיצד להשיג, לארגן ולנהל מעקב אחר תשלומים עבור אספקה. החובות של מנהל המשרד לפקח על מצב הציוד המשרדי, הכולל: אתגר תפעולי לשלוט לתיקונים, החלפה מהירה ומדויקת של מוצרים מתכלים (כגון מחסניות), כאשר לא ניתן לתקן - החלפת ציוד משרדי.

בהתאם לכללים שאומצו החברה, ומנהל המשרד גודל או שהוא לוקח שיחות ופקסים, להעביר אותם לאדם הנכון, לשלוח פקסים ומצלצל לקוחות ושותפים, או המפקח על עבודת המזכירות, כולל ניטור בתרבות הדיבור שלהם. גם החובות של מנהל המשרד היא לשלוט במצב התברואתי של המשרד, תחזוקה מתוכננת הארגון, קוראים הצוות הטכני לפתרון בעיות (למשל, החלפת מנורות או מתגים כיור).

באופן כללי, רשימה זו עשויה להרחיב או חוזה בהתאם למקום העבודה. לכן, יש אפילו בשלב של הראיון לשאול מה מנהלת המשרד (חובות של העובד בחברה).