גיבוש הפנים. עובדים עסק פרטי: מסמכים pryadok חיי מדף הפניה

לענייני גיבוש צוות - תהליך שהוא חובה כמעט לכל חברות. על פי הכללים שנקבעו ב רוסיה, כל מעסיק חייב להיות סוג של תיק על כל עובד. מסמך זה הוא מסוגל לתאר את העבד מאז התעסוקה שלה. קבצים אישיים נמצאים לא רק בעבודה, אלא גם, למשל, באוניברסיטה. בכל מקרה, מדובר במסמך בעל חשיבות. יש צורך להקים כראוי. אבל איך עושים את זה? במקרים מסוימים, לא בהכרח לשמור רשומות כאלה? מה ניתן ומה לא ניתן להציב עניין פרטי? להבין את כל זה לא קשה כמו שזה נראה.

קביעה בתיקו האישי

רשומי עובדים פרטיים - הוא מסמך מקורי, אשר מאחסן את כל התיעוד על מסגרת מסוימת. הוא מורכב ניירות עטיפה ואת המומחיות הקשורים העבדים.

להתחלה זה סוג של תיעוד מן מסגרת הזמן של תעסוקה. וזה אמור לעלות פיטוריו של העובד. בא, התיק מועבר אל הארכיון לאחסון. להשמיד את המסמך הזה לא יכול להיות זמן מה.

גיבוש עניינים - זה לא תהליך מחייב. במקרים מסוימים, אתה יכול למנוע את זה. אבל אז לאסוף מידע על עבד מסוים יהיה מאוד בעייתי. בדרך כלל, הליך זה מתבצע בארגונים גדולים. זה נוצר מסד נתונים שלם שבו מידע המוצג על כל עבדים.

חובה או רשות?

הוא כבר אמר כי העובדים של התנהלות עסקית לא הכרחי. אבל כל חברה המכבדת את עצמה יש סוג כזה של תיעוד. כאשר ההיווצרות של קבצים הדרושים, ומתי לא?

מבחינה משפטית לא שנקבעו כללים בעניין. אבל בפועל מתברר כי חברות גדולות יוצרות את ענייניו האישיים של פקודיו, וקטנות - אין. מומלץ לקחת את העניין לחברות עם מחזור צוות גבוה.

לעתים קרובות, ארגונים אינם קבצים אישיים על כל העובדים, אך רק עבור קטגוריות ספציפיות של עובדים. לרוב, הם:

• המנהיגים;
• מנהיגות סגן;
• מובילי מומחים בחברה;
• הצוות עובד עם טובין חומריים (למשל, קופאיות);
• אנשים שיש להם את ההזדמנות לצמיחת קריירה.

מומלץ לא להתעצל לנהל סוג כזה של תיעוד על כל הכפופים. תהליך ההיווצרות של ענייני כוח אדם הוא לא כל כך קשה לזכור. רק לא את כל המסמכים המשקפים את המידע על המסגרת ניתן לאחסן כאן. מהן התכונות של התהליך כדי שיזכרו אותך? אפילו הפרה שמץ של המעסיק יכול לגרום לא הדרך הטובה ביותר. אז אתה צריך ללמוד את המשימה בזהירות.

אחסון

הוא כבר אמר כי בעניינים האישיים של כפופים גם לאחר שאדם עזב, להישאר בחברה. הם אינם מונפקים על הידות, והניחו בארכיונים מיוחדים. זה אפילו אחסון אלקטרוני מידע על צוות. אבל על נייר דברים חייבים להתקיים.

ישנם כמה כללים שיש לציית בוס. במקרים חפצים - הוא כמעט בלתי נגמרים בתהליך. אתה לא יכול להשמיד את המסמכים הללו במשך 75 שנים לאחר סיום עבודת המסגרת.

מסיבה זו, חברות רבות מנסות לא טורחות מדי כדי לאסוף מידע על נושאים שונים. רק מספר קטן של תאגידים, יש יותר מ 75 שנים. לעתים קרובות, חברות נפתחות ונסגרות, וקבצים אישיים נותרו בארכיון.

כדי לפשט אחסון קבצים המציא מגוון של כללים. ב אחסון המסמכים העיקרי מתרחש לאחר המיון בסדר אלפביתי. בנוסף, מומלץ ליצור ארכיונים אחר שנה. גישה זו תפשט את החיפוש אחר מידע על עובדים המועסקים בחברה בזמן מסוים.

יש תכונה נוספת בנושא זה. הבעיה היא שחלק מהדברים אישית מאוחסנים לצמיתות בארכיונים של החברה. והם לא נהרסים או 10 שנים או מעל 100. תחת שלטון זה מנהיגי תיק נפילת הארגון, כמו גם במקרה של עובדי מדינה. אל תשכחו כפופים, שיש להם פרסים, מדליות ועוד מגוון של כותרים.

גישה

בפעם הבאה - זו שאלה של גישה לתיעוד המחקר. לעתים קרובות עובדים הם על נתונים בקובץ המיועד באופן בלעדי עבור המעסיק. והם לא צריכים לדעת את חלק הארי של העובדים.

לעתים קרובות במקרה מוצפן, וגישה אליהם היא רק בחלק הראשי של החברה, כמו גם את האנשים, אשר יוצר. עבד פשוט אסור לראות את המידע שנאסף.

מעסיק מבטיח את הסודיות בענייני כוח אדם. שיתוף מידע מסוג זה הוא לא הגיש. עם עותקים לבקשה בתיעוד שסופקו לאנשי היום של פיטורים. החברה אחראית על העבד לקבלת מידע הבטיחות זמין עבור בעניינים אישיים.

כמו כן כדאי לזכור אחת ולתמיד - התיק הוא לא הוציא כפוף בשום תירוץ. עובדים אינם רשאים לקחת בעניינים אישיים כמו גם לדרוש את הסגרתם. רק כאשר פיטוריו אפשר לבקש נתונים מכאן. המעסיק מספק מסגרת עותקים בלבד של מידע המאוחסן בעניינים אישיים. עוד לא הכרחי. אין עבד גם זכות לסגת תיעוד זה מתורגם תאגיד אחר או פיטורים סופיים מעבודה. הוא שנאמר - עובדי קובץ שומר כל מעסיק עבור 75 שנים. ניתן להגדיל הגבלת זמן זה בנסיבות מסוימות.

הרכיבים הנדרשים בעניינים אישיים

עכשיו קצת על איך זה מתבצע תיעוד כזה. למעשה, את הכללים של היווצרות של מקרים כפופים אינם הוקמו כחוק. וזה בעיה זו נפתרה על ידי הנהלת החברה. זה כשלעצמו קובע איזה מידע לשמור ואיך לארגן כפופי קבצים. זוהי הבעיה העיקרית של תהליך ההיווצרות כולו.

עם זאת, ללא קשר הבחירה של כללים, חלק מהנתונים ממילא יישמר בתיקו האישי. מה המסמכים נמצאים בכל תיעוד כזה? הם:

• פרופילים מתחרים;
• בקשת תעסוקה ;
• הזמנות מקומות עבודה;
• מכתבי ההתפטרות (אם בכלל);
• סדר הפיטורים;
• פועל להוציא את ספר עבודה (על פי דרישה או על עבד פיטורים).

הרשימה לעיל - נייר חובה. אבל עם מידע אחר, ייתכן שיש כמה בעיות. אחרי הכל, לא כל המידע יכול להתבצע כפופי עניין אישי. ישנן מספר מגבלות בעניין זה. על מה נקודות כדאי לשים לב כדי למנוע תלונות של היווצרות הפסולה של תעודות אישיות של אנשי צוות?

איסורים

למעשה, אם אתה באמת להתעמק בכל השאלות של רישום היווצרות של תיעוד אישי של עובדים, אתה יכול להתבלבל. אז לפני שאתם מתחילים את הארכיון, כדי לזכור רק כמה תכונות. באופן ספציפי יותר, את האיסורים. הם רלוונטיים לכל העסקים, ללא קשר לכללים. אל תנסה:

1. לאחסן זמני וקבוע במקום אחד. התיק העובדים צריכים להיות מקומות נפרדים על מנת להיות מסוגל לשים את הניירות אשר רק באופן זמני בין בתיקו האישי. כמו כן קובע את מקום האחסון של המידע הבסיסי.
2. "כפל" תיעוד. אין לאחסן מסמכים כלשהם בענייני עובדים עם כפילויות. באותה תיקייה - עותק אחד.
3. הפוך מדי מידע אישי. לדוגמא, על אמונות דתיות. מידע כזה למעסיק נחשב בדרך כלל לא נחוץ. לכן, ההיווצרות של עניינים מסוגלת לאחסן שימושי רק בתיעוד המעסיק שמשקף את איכות העבודה של כפופים.

ומה מסמכים ספציפיים עשויים להיכלל הקבצים הללו? זה, בנוסף לנושא הנ"ל, בפועל, הוא נמצא עניינים אישיים? כדי להימנע מטעויות, אתה יכול לבצע את העצה לאסוף מידע עבור עובדי התיק.

הפצת תיעוד

רכב התיק האישי ומגוון. הוא כבר אמר כי החברה תקבע את הכללים של מסמך זה. לכן, אנחנו לא יכולים לומר בדיוק מה מאוחסן בארכיון. המסמכים, אשר נמצאים על בסיס חובה, כבר מופיעים. אבל כדי למנוע טעויות, שטבע רשימה מסוימת של מותר לאחסון של ניירות. מה צריך להיות על קובץ? אם אנחנו לא לכלול את האובייקטים המופיעים בעבר להישאר (בעיקר בצורה של עותקים):

• עותק של הדרכון של האזרח;
• עבד SNILS (העתק);
• INN (לא המקורי);
• מזהה צבאי;
• מסמך (ים) של חינוך;
• תמונות (לא אישית, המיועד פרופילים);
• תכונה ממקומות קודמים של תעסוקה (אם בכלל);
• תיאור תפקיד עבודה מסוימת;
• אוטוביוגרפיה.

אל תשכחו כי כל מעסיק אחראי על מנת לקיים את זרימת העבודה, כמו גם על הבטיחות שלכם, הוא מגוון רחב של פעולות. לדוגמה, לסרב לחתום הסדר לפיטורים. תיעוד כזה חייב גם להיות מאוחסן בעניינים אישיים. התוצאות של עבודת הערכה והזמנות אחרות המשפיעות על הפעלת מסגרת - זה עדיין כמה פריטים רשאיים להיכלל בתיק.

נקודה חשובה נוספת - היא האחסון של המלאי שנקרא של בתיקו האישי. מסמך שיכול להביא הרבה צרות למעסיק. זה צריך להיות חובה בכל מקרה ומקרה. אחרת, אתה יכול להאשים את המנהיגות שחלק ניירות מוחלים באופן בלתי חוקי. מילקוט-השירות מלאות - היא מסמך מיוחד המפרט את כל התיעוד המצורף לתיקייה. ממוקם בתחילת הקובץ. בלי מלאי של המעסיק יכול להיות בעיות. העובד יוכל להיות מואשם בזיוף או גניבה של מסמכים מסוימים.

אנשי גיבוש להגיש - התהליך לא כל כך קשה, אם הוכן כראוי. המעסיק חייב פשוט לעשות כאן את כל המידע החשוב לגבי הפעילויות של העובד. אבל את המידע האישי על צוות הופך אסור. זה כבר דוגמא של דת. הרכב ומאפייני המשפחה החיים העבד תמונת ייחוס - היא גם הטאבו.

אבל כמה עובדי הישגים חייבים להיעשות בעניינים אישיים. זה - לא מרכיב חובה, אבל רצוי לא להזניח את זה. במיוחד כשמדובר האנשים באמת המוכשרים. זה מותר כניסתה של פרסים קבלו מידע, כותרות, פרסים, מדליות ותעודות.

לא יותר מדי

המסמכים בתיקו האישי עשויים להיות שונים, זה מובן. הרשימה המדויקת נקבעת על ידי כל חברה להפעלת שיקול דעתו של המנהל. אבל הרשימה של ניירות הנפוצה ביותר נרשמה. כאשר להקמה ולתחזוקה של התיק צריכה להיות מודעים כלל אחד קטן. זהו פריט חובה, שהפר אסור. ניצוח ענייניו הפרטיים - הכיבוש אחראי. זה דורש טיפול מיוחד.

זה בערך בגודל של עניינים אישיים. על פי הכללים ניתן לומר כי העובי של התיקייה, תחת התיק חזר בו של מסגרת מסוימת, לא יעלה על 4 סנטימטר. אם הנפח גדול יותר שנקבע מראש, עדיף להתחיל עסק חדש. ובדיוק איכשהו לסמן אותו במסווה של המשך התיעוד הקיים.

בפועל, מקרה נדיר מאוד, אשר העובי מגיע ליותר מ 4 סנטימטר. לכן, אתה צריך רק לזכור את הכללים שנקבעו ואל תדאגו אי הקיום שלה. אם המסגרת היא תיעוד מאוד, מבחן מיוחד מבוצע. על פי התוצאות שלה המעסיק יחליט על חלוקת קבצים למספר חלקים.

דרישות בסיסיות

נוהל הקמת במקרים פשוטים. זה מספיק כדי לקבוע איזה סוג של מסמכים ניתן לאחסן כאן. בהמשך לזכור את המגבלה בעבר נתון. ואז כבר הקימה עסק. הצעד הראשון הוא הייצור של כיסויים. מספיק לקנות תיקייה מיוחדת בשם "עסקים". הם בדרך כלל מאוחסנים כל המסמכים של מסגרת מסוימת.

בא, בעמוד השער (במקרה זה הכיסוי של תיקייה) המידע האישי כתוב על המסגרת. כלומר - שם בתחתית הוא לשים את תיעוד תאריך התחלת החובה. מה צריך להיות על קובץ?

מלאי מוחל כמו העמוד הראשון. זה יכול להתעלם, אבל זה לא מומלץ. מאמר זה הוא חיים הרבה יותר קלים ומסיר את האחריות מן המעסיק לשלומם להציב את הקובץ של תקשורת - משהו שאינו רשום במלאי אינו מאוחסן בתיקו האישי.

לאחר מכן, בתיקייה להציב מגוון של מסמכים שקשורים ישירות עבדים. היא הוקמה כחלק בתיקו האישי. רצוי למקם את העותקים המקוריים או מסמכים כפי שהם קיבלו - פרופיל של המבקש הראשון, אז בעניין משרה, כתב המינוי של המעסיק למיקום מסוים, וכן הלאה. זה מסיים את העניין על ידי הצו של פיטורים וחתם המעשה מקבל את ספר עבודה.

וזה לא הכל. תהליך ההיווצרות של עניינים - זה זמן רב עבודה, למרות שזה פשוט יחסית. יש עוד מגבלה קטין, אשר מסוגל להביא קצת אי נוחות המעביד. אדם, אשר מספק כניסת מידע לתוך הקבצים הפרטיים של כפופים, צריך לפקח על מספר גיליונות תיקייה. לא צריך להיות יותר מ 250 חתיכות. בשעה עודפת הוא להכניס את החלק השני של בתיקו האישי של עובד מסוים.

מגזין

עכשיו אני מבין איך היווצרות של עובדי החברה. בתהליך הזה לא נגמר שם. אם החליטה החברה לבצע סוג זה של תיעוד, זה חייב להיות בעניינים אישיים מגזין מיוחד. מה זה?

רכיב זה הוא רשימה של כל הקבצים הנגישים לעובדים. כאן מתפרסמים ענייני מוסדות מספרים, אישי (אישי) כפופי נתונים, מועד ההיווצרות שונה "תיקייה אישית".

מדגם יומן יחיד לא. למעביד כל זכות יוצרים כזה נתוני ארכיון לפי שיקול דעתה. בשנים האחרונות, צורה נפוצה מאוד של כתב עת אלקטרונית. רעיון טוב עבור אלה שאינם רוצים לעשות יותר מדי ניירת. העיקר - מבעוד מועד כדי למלא את השדות המתאימים של כתב העת. אז זה אפשרי ללא כל בעיות למצוא את המידע עבור כל עובד.

מסקנה

מעתה, ברור איך היווצרות בתיקו האישי. זהו תהליך מאוד פשוט אך מורכב, הליך אשר אינו קבוע על ידי החקיקה של הפדרציה הרוסית. מעסיק להגדיר מסמכים שלהם כי יאוחסנו עניינים אישיים. הצגת המידע ניתן לבחור גם.

מומלץ לא לפנות לבית בעניינים האישיים של המסמכים המקוריים - רק העותקים בעותק יחיד. כדי להגיש עובדים צריכים להיות מטופלים עם טיפול מיוחד - מידע דלף נרשם תיעוד כזה יכול לצייר על הראש של הבעיה. לאחר איסוף הנתונים הכפופים, כמו שכבר נאמר, המעסיק מתחייב להבטיח סודיות מוחלטת של מידע. כלל זה חל גם על זמן עבודה, ובמשך כל תקופת האחסון של מסמכים לאחר הירייה. זה הכל. מידע בסיסי על המסגור של מקרים שנחקר באופן מלא. מאפיינים ורכב של התהליך צריכים להיות כדי ללמוד מכל חברה. חלק לא מנסה לעשות את זה. לענייני ביצוע (אישי) - לא חובה, אבל מאוד שימושי עבור המעסיק לעשות.