המסמכים על כוח האדם, הסוגים שלהם. מהן פקודות על הצוות?

ללא קשר לסוג הפעילות, כל ארגון עובדים עם אנשים. רישום של העובדים משפטי נדרש בכל שלבי יחסי העבודה. המבנה של מסמכי כוח אדם נוצרו במקרים אלה כולל סוגים רבים ושונים של תקנות ניירות ונתונים אישיים.

המעסיק מחויב לא רק כדי לשמור מסמכים כראוי לאנשי חשבונאות, אלא גם כדי לארגן אחסון וארכוב שלהם, ובמידת הצורך, הרס. כל הפעולות הללו חייבות לציית לנורמות של החקיקה.

מה הם המרכיבים של מסמכי כוח אדם

כל שלבי התנועה של עובדים צריכים להשתקף ניירות הרלוונטיים. המבנה של מסמכים על צוות, המשקפים את התנועה של אדם, כולל את המרכיבים הבאים:

• מסמכים הנוגעים החיפוש והגיוס;
• מסמכים המשקפים את הפעילות השוטפת של עובדים;
• תקנות המסדירות את תהליך העבודה ואת יחסי אנוש;
• הזמנות שונות על הצוות, כפי שפורסם באופן כללי, ועל סטנדרטי;
• מסמכים כוללים מידע אישי על עובדים;
• מסמכים ארכיוניים על הצוות;
• מסמכים של חשבונאית פרופילים אישיים;
• אחרים סוגי המסמכים על הצוות.

כללי רישום של מסמכים על הצוות

אנשי צוות ועסקי שירותי מזכירות צריכים לזכור לעצב מסמכים אישיים בהתאם לדרישות החוק. הכללים שנקבעו בתקנות של הארגון, אסור לסתור את ההוראות של הממונים.

ביצוע נכון של מסמכים על אנשי החברה מצוין בהוראות הרלוונטיות. בחודש זה, עם דוגמאות והפניות צריכים לכלול את כל הניואנסים של התיקון על נייר עבודה עם צוות. תקנה זו מונפקת ואושרה על ידי ההנהגה של הארגון הוא ללא הגבלת זמן.

ניתן להנפיק תעודות אישיות הן אלקטרונית והן טופס נייר. אם הטקסט כתוב ביד, יש צורך לפקח על רמת הדיוק של כתב יד ולנסות לא לעשות מחיקות. כל שגיאה תוקנה יש לאשר pechtyu ארגון מוסמכת על ידי החתימה של הראש.

מסמכי כוח אדם חשבונאות הוא בדרך כלל בסוד, משום שהם מכילים מידע אישי מוגן מבחינה משפטית. כדי לעבוד מספר מוגבל אך ורק אנשי מקצוע מורשים אותם.

הזמנות לאנשים

אנשי שירות מסמכים הם שני סוגים של הזמנות:

• הזמנות חברה על הפעילות העיקרית, אלא קשור העבודה של עובדים;
• הזמנות עבור רכב אישי של החברה.

הם שונים בדרך של רישום, הליכי אישור, חתימה ופרסום. בנוסף, עם הזמנות אישיות נוטה יותר לעבוד עובדי אגף כוח האדם. יש להם ומאוחסנים בנפרד ממסמכים אחרים. הזמנות אלה הן חלק מן המסמכים על אנשי הארגון.

רוב הצווים האישיים של צורה סטנדרטית. השימושיות של צורות כאלה מרמזת האחדות שלהם עבור הפירמה. עם זאת, שימוש חובה של טפסים סטנדרטיים שנקבע רק סוכנויות ממשלתיות וארגונים תקציביים. עסקים עם כל צורה של בעלות לא יכולים לדבוק בכללים אלה.

בין צווים אישיים לרוב נתקלים כפי שהוא כדלקמן:

• הזמנות על גיוס ירי:
• הזמנות עבור התנועה וההעברה;
• הזמנות נסיעות;
• הזמנות לכל מיני חופשות ;
• תקנות על הסמכה, חינוך והדרכה, וכן הלאה. ד.

כל הסדר על הצוות הביא לידיעת העובד שהיא מתייחסת אליהם. אם מסיבה כלשהי, אין לעובד לחתום על המסמך, אז זה נמשך עד.

כל ההזמנות האישיות חייבות לעבור רישום חובה בפנקס מיוחד. במקרה זה, הם מוקצים מספר, אשר מראה כי הם שמו על החשבון, והיישום שלהם מנוטר. עותק של הצו בהכרח שהוגש עניין פרטי, המסמך המקורי נשמר בנפרד במשך שנה, אז גם נשלח בארכיונים או נהרס.

מסמכי אנשי חברה

בכל ארגון, תלוי בצורת הבעלות ותכונות אחרות, ייצור מגוון של מסמכים על כוח האדם של המפעל. הרשימה חייבת להיות מובאת על ידי הנחיות ממשל HR.

לרוב הוא:

• איוש;
• ברשימת עמדות;
• לעבוד ספרי טפסים ריקים של שיא תעסוקה;
• העתקים של מסמכים אישיים של עובדים;
• מסמכים של רשומות חשבונאיות ואנשים אישיות;
• פקידים ועובדים וחוזים בעבודת כפיים אחרים;
• הוראות או הנחיות הנוגעות עובדי החברה על פעילויות הליבה;
• מסמכים על אישור הוועדה;
• כיוונים ומסמכים אחרים על הכשרה ופיתוח מקצועי;
• מסמכים בחגים, לנסיעות עסקים והעברות;
• הוראות או הנחיות שונות על ידי אנשים;
• הערות, דוחות ותזכירים רשמיים מצוות, וכן הלאה. ד.

כל חברה קובעת את סוגי הרצוי עצמאי של מסמכים על הצוות ועל הדרך הם יוצרים וחנות.

ביצוע אישי עסק

המידע החשוב ביותר ומלא על העובד נכנס עניין פרטי. המסמכים ואת התכונות של הרכישה שלהם נקבעים על ידי כל ארגון עצמאי ואל תשכחו לרשום במסמך הנורמטיבי. אתה יכול לתפור מניות בשני קדימה בסדר הפוך, או כדי ליצור קבוצות.

קבצים אישיים יכולים להתבצע הוא על רוב האנשים בארגון, ובאופן בלעדי על הראשים ומומחים מובילים. בפועל, עם זאת, רוב הארגונים מעדיפים לקבל סט של מסמכים ומידע נוסף על כל עובד, ללא קשר למיקום ומעמדו.

קטגוריות של מסמכים והעתקי להיות מאוחסנים בתיקו האישי של העובד:

• פרופיל או רשימה אישית לשרת לאחד את המידע הביוגרפי בסיסיים;
• עותקים של מסמכי זהות וחינוך והכשרה תומכים, - דרכון, תעודה, רישיונות ואישורים שונים;
• עותק של שיא התעסוקה;
• בקשת הודאה, העברה, ואחרים;
• העתקים של כל הצווים על העובד;
• עותק של חוזה העבודה;
• מסמכים אישיים אחרים.

עבור כל עובד סטארט בתיקייה נפרדת, אשר הגיש את המסמכים הנ"ל ומעתיק שלהם. קבצים אישיים השמורים להפריד ממסמכי כוח אדם אחרים. הם מכילים מידע אישי, ולכן לא צריך להיות נגיש לאנשים בלתי מוסמכים.

כרטיס אישי: איך ליישם?

כרטיס אישי לעובד המאוחד הוא חובה עבור כל העסק, ללא קשר הבעלות. זהו המסמך הבסיסי נועד לתת דין וחשבון על עובדי הארגון.

כרטיס אישי המכיל את כל המידע הבסיסי על העובד. מלאו אותו בדרך כלל ביד, אבל זה מותר להפוך את המידע הראשוני בעזרת הטכנולוגיה. בניצוחו כרטיס אישי כל הזמן של העובד בארגון. בעת מילוי סעיף זה מותר להדפיס כנס דבק.

בעת מילוי הכרטיס האישי לציין את קודי ההפניה. הם מופיעים בצד ימין של השולחן, המידע שבו מאוחד. המידע בקטעים האלה חייבים לציית מסווגים ומסמכים נורמטיביים אחרים.

כרטיסים אישיים יאוחסנו כראוי בנפרד ממסמכים אישיים אחרים בכספת או בארון מתכת עם מנעול. מסמך זה מכיל נתונים אישיים ובכפוף דיווח מדויק. כאשר לפטר עובד ערך מתאים, וכרטיס אישי שהונפק על אחסון ארכיונים.

עבודה-ספר: עיבוד ואחסון

עבודה-ספר - מסמך המאשר את חווית העבודה, משך שירות ואת המיקום של העובד. התחזוקה שלו היא חובה לכולם. הוא הניח בתחילת העבודה ולאחר מכן מלווה את האדם עד הפרישה.

החובה לרכוש טפסים ריקים ספרי עבודה מוסיפה שוכב על החשבונות של הארגון. הצוות שלה לשמור אותם בבית בתוך עובדים בטוח הבולטים של מחלקת כוח אדם על פי בקשה. הפוסט הזה נעשה בפנקס הרלוונטי. הממשל אינו מומלץ צורות עובדים וספרי עבודת אוזן נקיה ממקור לא ידוע.

הונפק היסטורית תעסוקה תמיד רק ביד. הקלטות שנעשו עם עט כדורי עם דיו כחול. אם מתרחשת שגיאה, יש צורך לתקן ולאשר כי החתימה של הממשל ואת החותם של הארגון. כל המידע שלך חייב לעמוד בדרישות החוק והתקנות.

רשומות תעסוקה נשמרות בנפרד ממסמכים אחרים בכספת. אסור לתת לעובדים שלהם ואת צדדים שלישיים נוספים. אם אנשים בארגון שלך כדי לקבל מידע על ערכים במסמך זה, זה יוצר עותק של כל הדפים, אז הם תפורים, ועל כל עמוד חותם. כאשר לפטר את תעודת עבודה לעובד הוענקה באותו היום.

אחסון תפעולי של מסמכים אישיים

אחסון נאות של מסמכים על צוות - אחד התפקידים העיקריים של קציני משאבי אנוש. המידע הכלול בהם, שייך לקטגוריה של אישיות ולא ויגלו. בנוסף, מאוחסן ומעובד מסמכים כאלה יתקיימו בתנאים מיוחדים.

לפני החתימה על חוזה עבודה עם עובד פוטנציאלי בכפייה נלקח אישור בכתב לעבד נתונים אישיים. עותק של המסמך שהוגש בעסק פרטי או בתיקייה נפרדת.

כל המסמכים הנוגעים לנתונים אישיים יש לאחסן בנפרד מהמניות המשותפות. גישה אליהם רק מותר מחלקת כוח אדם מיומן ראש הראשון של הארגון. מפלגות וארגונים שלישיים לחשוף נתונים אישיים של עובדים אסורים בהחלט. היוצא מן הכלל הוא הרשויות השיפוטיות התביעה, להגיש בקשה רשמית מתועד.

לאחסון מסמכים אישיים הם נפרדים במגוון נושאים. תיקיות ותיבות של מסמכים בארון נעול. רצוי לבודד אותם מאור שמש ישיר בטמפרטורה גבוהה. במשך מספר רב של מסמכים רצוי להקצות חדר מיוחד.

קבצים אישיים, פרופילים וכרטיסים אישיים מאוחסנים על המבצעי עוד הארגון עובד עם עובד מסוים. לאחר הירי, הם נשלחים אחסון ארכיוני.

הזמנות אנשים מאוחסנות בתוך שנה מיום פרסומן. גורמים רשמיים והוראות אחרות termless עד לביטול שלהם. איוש, כמו גם את לוח הזמנים של החגים מתפרסמים מדי שנה ו מאוחסנים מחלקת כוח אדם או חשבונאות במשך שנה לאחר השלמת הפעולה.

ארכוב מסמכי כוח אדם

לאחר תום צוות חנות נתונים התפעולי נשלחים ארכיון מסמכים על צוות. זה עשוי להיות חלוק של הארגון או של צד שלישי, בדרך כלל המדינה, הארגון.

רשימת המסמכים להיות בארכיון לטווח-ארוך, את הדברים הבאים:

• קבצים אישיים, פרופילי התפטרויות כרטיסים אישיים של עובדים;
• ללא דרש ספרים ותוספות עבודה;
• פקודות והוראות על צוות עם חיי מדף שפגו תוקפם;
• מגזינים על חשבון תנועת מסמכי כוח אדם;
• איוש;
• מועדי חופשות;
• מסמכים אחרים אשר זקוקים אחסון הנדרש על פי דין או הנציבות.

מסמכים בארכיונים של המחלקה הצוות מכין מזכירה. אחסון לטווח ארוך של המקרה וניירות אחרים ככל האפשר בארגון, והחוזה במוסד מיוחד.

מסמכים עבור תיקיית אחסון לטווח ארוך על ידי טופס מועד, החל לכל המוקדם. יש צורך בשיתוף פעולה הדוק כדי לפקח על הבטיחות הפיזית של נייר, במידת הצורך, כדי להפוך ולאשר עותק. כל המקרים ממוספרים וסדינים תפורים, שלאחריו מלאי נעשה.

תיקיות עם מסמכים צריכות להיות ממוקמות בצורה מסודרת. בחדר יש צורך לשמור על טמפרטורה אופטימלית ולחות נמוכה, ולהימנע מחשיפה ישירה לקרני השמש. מתל יש לנקות באופן קבוע מחדר עיבוד אבק ומסמכים מכרסמים ומזיקים אחרים.

השמדת מסמכים אישיים

למרות אחסון לטווח ארוך, מסמכי כוח אדם יכול להיהרס. לפני הליך זה מתקיים מפגש של ועדה מיוחדת, אשר באופן קולקטיבי לקבל החלטה לגבי העתיד של מסמכים אישיים.

ההרס תמיד הולך אך ורק על פי הרשימה, בנוכחות כל חברי הוועדה. זה עשוי להיות בוער, הרס על ידי שחיקה, לחיצה ושיטות אחרות.

הרכב של מסמכים אישיים הוא רב פן ומגוונת. עובדי שירותי משאבי אנוש וחברות מנהלות צריכים לדעת איך לבצע כראוי, חנות ולהרוס.