Workflow בארגון. ניהול תוכנית מסמך וניהול רישומים

אוטומצית Workflow היא מדד נקט כמעט כל עסקים מודרניים. גם חברות קטנות עובדות עם מסה של מסמכים שונים, כוללים מכתבים, תקציבים, חשבוניות, חוזים וכל מיני דרישות. מסיבה זו, כי כמעט כל ארגון מודרני מנסה להשתמש באמצעי זה כמו עבודה, הניתן על חשבון השלמות ושימור הנתונים, הקלות של מציאה ואחסון מידע שונה, ולהגביל את אופטימיזציה של הזמן הנדרש לאישורה.

למה לעשות את זה?

כמעט כל עובדי החברה להשקיע הרבה זמן מנסה למצוא את המידע הנכון, והסטטיסטיקה אומרת ברהיטות כי זה לוקח בערך חצי מהזמן עובד. כפי שזה קורה גם כי אתה צריך לשחזר מחדש במקום שימוש חוזר כל מסמך קיים "איפשהו". זהו סטנדרטי הוא מצב שבו הטקסט המקורי של סכם הוא עורך דין במחשב, ואת כתב העת רשומה על ניירות הערך המלווה את הביצוע של חוזי להורג במערכת החשבונאית, שטרות ומעשים מוכלים המחלקה הפיננסית בצורת נייר, ולאחר התכתבות בנוגע להתנהלות של ההסכם העבודה נמצאת עובדי תיבות דואר אלקטרוניים. זה "פיזור" של מידע הוא מאוד פוגע בביטחון, היושרה והעקביות, זה במצבים כאלה יש אוטומצית עבודה בפועל.

באמצעות ההקדמה של מערכות מידע מתמחות פתר את הרוב השולט של בעיות. לדוגמה, חלק מערכת תקצוב מספק את היכולת ליצור מערכת של תקציבים ביניהם, ואחריו היווצרות ואחסון של גרסאות שונות של מסמכים כאלה, כמו גם אינדיקציה מעמדם. לכן הבעיה נפתרת חלקית מסמך התקציב על ידי שימוש במערכות כאלה.

אבל אל תשכח כי המסגרת התקציבית הנוכחית, כמו גם חשבונאית ERP-מערכת ברוב המכריע של המקרים לעבוד עם מידע מובנה, כלומר סוג של נתונים, אשר ניתן ליצור ולאחסן בצורה שולחן. על פי רוב המומחים, את הסכום הכולל של נתונים של מידע מובנה עסקים מודרני מספק רק 20%, ואילו השאר כולל הודעות דואר אלקטרוני, מסמכי טקסט, דיווחים שונים של משא ומתן ופגישות, תמונות, וכו ' לעתים קרובות, ללא ניצוח מחקרי מידע לא מובנה פשוט לא ניתן לבצע kontektsta ערכה רגיל, אשר מקיים כבר מובנה. חפצים, איסוף והעיבוד הבא של נתונים כאלה מסופקים על ידי השימוש באמצעים כגון העבודה, ואת חברת מידע מערכות ניהול תוכן.

מה זה?

בעזרת מערכת ניהול המסמכים האלקטרונית מספק לארגונים מכל אינטראקציה בין עובדי ארגון על בסיס המסמכים שהוגשו. שוב 1C מסמך מספק ליצירת מסמכים, האפשרות לעבור אותם על הארגון ושומר שליטה על הביצוע של מסמכים ותהליכים המתואר באמצעות אותם. לפיכך, המסמך האלקטרוני מספק מספר החברה הענק של יתרונות, תרגום עבודתה הוא בעצם רמה חדשה.

כל מסמך בודד במערכת האלקטרונית הזו מתאפיין מערך שלם של פרטים המאפיינים אותו באופן ייחודי (המכונה לעתים קרובות קבוצות כאלה של קלפים). הכרטיס עשוי להכיל מגוון של מידע, כולל סוג של מסמך, מועד היווצרות ושינוי, המחבר, כמו גם שטח אחסון ועוד. במערכת ניהול מסמכים בעתיד תספק אחסון ואחזור של מסמכים נדרשים בהתאם לפרטים אשר פורטו הכרטיס.

הזדמנויות

ניהול מסמכים אלקטרוני מספק לארגונים לא רק הרבה יתרונות, אבל זה גם פותח אפשרויות חדשות רבות, אשר גם היא חשוב.

בקרה מרכזית

לא משנה כמה גדול הוא זה או אחר מערכת ניהול מסמכים לארגונים מאפשר לשינויים מהירים בצורת המסמכים במחזור עליו. לדוגמא, כדי לשנות את טופס הבקשה עבור כל העלויות של מרכזי האחריות השונים רק כדי לבצע התאמות מסוימות לתבנית מספיק כי טענה, אשר מאוחסנת כבר במערכת. לאחר מכן, עובדים שממלאים יישום כזה לא יוכלו להשתמש באמצעי מיושן תיעוד, מאז יישום מלא ושלח באמצעות המערכת.

תמיכת מחזור חי תיעוד

כל מסמך אשר יהיה לוותר ומעובד בארגון כלשהו, בהכרח עובר מספר שלבים שנקבעו. לדוגמא, כשמדובר בתקציב הארגוני, יש צורך קודם כל לעשות, ולאחר מכן לאשר ולבצע בזמנים מוגדרים. אחרי זה, ביצועים בפועל ומתוכננים שונים של הנושא התקציבי לניתוח מעמיק ונשלחו לארכיון. בשנת 1C מסמך מספק פיקוח הדוק על מחזור החיים של מסמכים, תוך התחשבות בדרישות הבסיסיות של הסביבה הארגונית, וכן כללים וסטנדרטים לתעשייה משפטיים שונים של עסקי החברה.

עבודת צוות

מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית מספקת הרבה יותר מסתם ארגון עבודה קיבוצית על מסמכים, וכן נוכחות תהיה מומחים הנמצאים במשרדים שונים או אפילו בערים שונות.

המערכת שומרת מספר גדול מספיק של גרסאות של אותו מסמך, בנוסף להנחות שינוי, הם יכולים ויסמנו את הנתונים, כי הוא, להוסיף להם כמה הערות וציונים, מבלי להשפיע על מידע בסיסי, שהוא חייב לספק.

סודיות

במקום זאת חשובה תכונה של מערכות כאלה היא כי באותה 1C המסמך יכול להירשם באמצעות חתימה דיגיטלית מיוחדת ואחריו הצפנה של. זה מאפשר לא רק כדי לאשר את האותנטיות של כל מידע, אלא גם ייחודי המזוהה עם המחבר, כמו גם כדי להשיג את הביטחון היעיל ביותר לאחסון נתונים שונים, במידת הצורך.

ניתוב

אם מערכת ניהול מסמכים האלקטרונית אינה זמינה, אז במקרה שהעובד מי משתתף ביצירת ערך מסוים, חייב בהכרח להבין מי הוא טוב ביותר כדי להעביר את ניירות הערך הללו. ניהול מסמכים אלקטרוני בארגון להעביר באופן אוטומטי נתוני אדם נכון.

לכשעצמו, הניתוב הוא בחינם נוקשה. חינם מספקת הזדמנות לתעד את הכיוון לחלוטין נמענים לפי עניין, ואילו הנוקשה מספק את הרגולציה המדויקת ביותר, אך במקרים מיוחדים הפעולה של מותקנת מראש בתיעוד המערכת של תקנות תעבורה יכולה להיות הפסקה קטנה (למשל, אם אתם צריכים לשלוח את מסמך הטיוטה לבדיקה כמה מומחים חיצוניים).

בקרת גישה

ישנן מספר אפשרויות של איך להבחין בין הסמכויות השונות של עובדי החברה במונחים של ניהול ותיעוד. לפיכך, זרימת עבודה מתקדמת מאפשרת לאדם לתת שליטה מלאה על הנתונים להגביל את היכולת לערוך או אפילו לאפשר תצוגה בלבד, או להעיר את כל קבצים. זה מאוד מפשט את העבודה עם נתונים שונים, וזה חשוב - הוא הופך להיות הרבה יותר בטוח.

אינטגרציה

כדי להבטיח את שלמויות נתונים מרביות, אשר נמשכו בחברה מסוימת, ניהול מסמכים אלקטרוני בבית העסק מספק שילוב של המערכת המותקנת עם אחרים - פיננסי, תעשייה, אנליטי, וכו ' באמצעות שילוב כזה כולל מערכת זרימת העבודה מודרנית שימוש לעתים קרובות מספיק עשה כסוג של קשר בין מספר סוגי התוכנה.

מסמכים של כל המערכות, הוא קשר לוגי למידע זה, הנקרא בהקשר. זה יכול לכלול את תוכנו של נייר או דואר אלקטרוני, פקסים, מסמכי תשלום, רשומה של פעילויות, וידאו או הקלטות שמע, ואפילו הרבה מידע אחר. ההקשר של המסמך ניתן להוסיף באופן ידני או באופן מלא את התהליך לאוטומטי, בהתאם להעדפות ולצרכים של ניהול.

לדוגמא, המערכת המודרנית של אוטומציה של העבודה בתהליך היווצרות השינויים הבאים בתקציבי יכולה לשמש מספר מידע קונטקסטואלי אחר:

• כל מיני מחקר שוק, כולל לא רק בפני עצמו אלא גם לאלה שהושגו ממקורות חיצוניים;
• הסכמים שונים עם עמיתיהם (קונים או ספקים);
• מסמכים משפטיים ועיון מיוחדים;
• נוסף תיעוד, המשקף כשלעצמו כל הגבלה או נחות (כדוגמא, שיעור האינפלציה, שערי חליפין ונתונים אחרים);
• פרוטוקולים של ישיבות, שנערכו כדי לדון בכל גרסה הוא התקציב, והם כוללים כל מיני הערות עובדות תצפיות של משתתפים בתהליך (לעתים קרובות תיעוד כזה נשלח בקרב כל העובדים באמצעות דואר אלקטרוני מאוחסן בנפרד מן קבצי מידע תקציביים).

משתמש שעובד עם תקציב, בכל עת, אם יש צורך בכך, ניתן להציג כל המסמכים הנ"ל, כמו טכנולוגיית זרימת העבודה מודרנית מאפשרת לו לעשות זאת בלי שום חיפושים ארוכים.

מה המערכות משמשות איתנו?

אחד פתרונות התוכנה הפופולריים ביותר שניתן למצוא בחברות רוסיות יכול להיקרא שילוב של כלי עזר של Microsoft Outlook עם Microsoft Exchange Server. היישום הראשון, באופן עקרוני, להגדיר כמעט בכל מחשב, ואילו Exchange Server הוא נלקח לעתים קרובות להשתמש כשר דואר אלקטרוני מניין. למרות העובדה כי חברות שכבר לפני כמה זמן הייתה כניסתה של מסמכים אלקטרוניים שנערכה, תוכניות כאלה משמשות רק כפלטפורמה עבור דואר אלקטרוני, לאחר כמה הגדרות ריכוזיות אפילו תוכנה זו יכולה לשמש זרימת עבודת אוטומציה פונקציונלית למדי עבור כמעט כל הארגונים .

כרגע, השוק הרוסי הוא התמלא בעשרות מערכות שונות, שבאמצעותו אוטומציה של ניהול מסמכים, תוכנות דומות מציעות לא רק מערב, אלא גם מפתחים מקומיים. אפילו מיקרוסופט, בנוסף לתוכניות הנ"ל, מציעה כלי עזר אפילו כגון שרת ניהול תוכן או SharePoint Portal Server.

החזק ביותר מבין כל המערכות הקיימות נחשב Documentum, אבל בעיקר חברות גדולות להשתמש בתהליך האוטומציה הזאת. Workflow של חברות מסוימות על חשבון חבילת Lotus Notes תוכנה אוטומטית, אך רב קוראים לזה סוג של "מעצב עבור מתכנתים", כפי שהוקמו על בסיס המערכת המוחלטת שלה הוא די קשה.

מה ההבדל בין מערכות רוסיות ומערב?

אם אנחנו מדברים על ההבדלים העיקריים בין שירותים מקומיים וזרים, הם זמינים ומדרוג יכולות. לדוגמא, אם המערכת של מפתחים המערביים יכולה לפעול כמעט כל מערכות ההפעלה, הוא פותח מקומי בעיקר רק עבור כל אחד מהם, וכמובן, שזה בדרך כלל חלונות. מערכות מערביות מוגדרות להשתמש DBMS שום. אילוצי מערכות רוסים כזו יכול לעכב את האפשרות של בניית פלטפורמות קשה, פתרונות משולבים.

באשר פונקציונלי, ההבדל העיקרי טמון בעובדה כי אוטומצית dokumentoproizvodstva המערבית העבודה מיושמת במספר תוכניות שיכולות שתונפקנה תחת מותג אחד, אבל היעד עבור מגוון רחב של מטרות. למשל, Documentum מציעה מספר מוצרים בודדים, אשר משמשים עבור אוטומציה ואינטגרציה מלאה עם מערכת ERP, לתמוך ניהול מסמכים תכנון והנדסה, וכו ' הרוב השולט של תוכנה שפותחה ברוסיה, שמטרתו לפתור בעיה מסוימת.

כמו כן ראוי לציין כי ההבדל העיקרי טמון בגישה של שני הצדדים מה היא מערכת אוטומציה עבודה. מערכות מערביות נועדו לספק אוטומציה מלאה ומעקב תמיכה באמצעות מגוון רחב של תהליכים עסקיים בארגון, בעוד הרוב המכריע של תוכניות מקומיות כדי להפוך פונקציות מסוימות בלבד.

העלות של מערכות המערביות של כ נעה בין 400 $ ל 1000 $ עבור כל עבודה, לא כוללת את עלות יישום, חומרה ותוכנה דרושה כדי להבטיח מסמך אלקטרוני רגיל. לעתים קרובות-היכרות עצמית עולה כמחצית העלות הרגילה של רישיונות, כמו רוב התכנית לאוטומציה של המבצעים השונים מיושמת העבודה, אבל במצבים מסוימים במחיר בסדר גודל גדול יותר. אחד הקשים ביותר הוא תמיד הפרויקט של אוטומציה של תיעוד הפיננסי באשר לאופן היישום של פרויקטים כאלה יעלו על 2-3 פעמים גבוהות יותר מאשר העלות של רישיונות.

תוכנה מקומית נמכרת 200-600 $ לכל מושב, ובנוסף לזה לקחת בחשבון את העלות של תוכניות נוספות וציוד שונה. בסופו של הדבר, בחישוב הערך ההשוואתי מתבצע בדרך הדומה כמו המערכות המערביות.

תכונות

ברוב המכריע של המקרים ככיוון העדיפות של אוטומציה הם תהליכים הקשורים הרמוניזציה של מסמכים, למשל, תהליך של הכנה ראשונית וביצוע נוסף של תקציבים. עם זאת, רבים צוותות כיום באמצעות משרד אוטומצית עבודה, כלומר, עם הליכי הרישום של מסמכים יוצאים ונכנסים.

מבוא למערכת האלקטרונית אינו שונה במהותו מן ההקדמה של כל מערכות אוטומטיות אחרות, ולכן יש צורך להתעכב על המאפיינים הייחודיים של הפרויקט הזה.

יצירה של אחסון ברמה ארגונית

אוטומציה מסמך מבוא ממילא, מספק מאגר של חברות מסוימות בהן כדי לאחסן את כל התיעוד. המבנה הלוגי של האחסון, הפיתוח ויישום נוסף של מדיניות אבטחה, כמו גם היררכית אחסון מסמכים דורשים דיוק מקסימלית צריכות להתבצע בשלב מוקדם של הפרויקט.

ראוי לזכור כי פונקצית האחסון ניתן לפרוס בתחילת העיצוב, כך בשלב מוקדם יכול להתבצע להעביר את כל המסמכים מן מקומות האחסון הנוכחיים למאגר ארגוני יחיד. כתוצאה מכך, משתמשים יכולים להכיר כל אחד התפקידים המרכזיים של המערכת, ובמקביל לשלוט ויישומה. האץ את ההסתגלות של עובדים ליישם מערכות יכולות להיות באמצעות פונקציות שירות כגון התראות על שינויים בתיעוד, את המראה של מסמכים חדשים, וכו '

לפיכך, עבודה נדרשת עבור כל חברה מודרנית השואפת לפתח ולשפר את פעילותה.