סיווג מסמך: קריטריונים בסיסיים

אז זה היה קל להבין את המספר הגדול של מסמכים, פתח כללים מיוחדים לעריכתם והצגה, סיווגים שונים, כמו גם את הטפסים המתאימים ושיטות עבודה איתם.

יצוין כי הסיווג של מסמכים חשוב מאוד כי זה עוזר להדגיש מאפיינים ספציפיים שלהם ומאפשרת להשתמש בהם בצורה היעילה ביותר. זהו אחד העתיק ועד סוף הסוגיות תלויות ועומדות, ההתפתחות שהחלה רק בסוף 1960. רוב בגישה המופצת תיעוד לקבוצות נפרדות בעבר חל רק על תכונות ספציפיות ביחס להיקף או המדע נפרד. רק לאחרונה סיווג רב ממדי של מסמכים כבר נקבע, אשר מבוסס על רכיבי המידע וחומר.

כל המסמכים ניתן לחלק על פי הקריטריונים הבאים:

1. נסיבות הפעולה שלהם במרחב ובזמן. קח בחשבון את הסדירות של פרסום (תקופתי לא תקופתי), זמן ההתרחשות (המקורי, מקורי, להעתיק, לשכפל), המקום של ייצור (האזורי, לאומי או זרה);

רכיב מידע 2..

• לשים לב לתוכן ורמת הצבירה של מידע (תיעוד יסודי ותיכון);

• סיווג של מסמכים כולל את הממד של המידע המוקלט על הגודל (פורמט), ואת מספר העמודים (כולל);

• חלוקה בשאלות כמה מידע נתפס (המסמכים ניתן לקרוא על ידי אדם או דורשים ציוד טכני מיוחד);

• סיווג זה של מסמכים כולל גם אופי אייקונים אומר שבאמצעותו מידע שיא (טקסט טופס שאינו טקסט);

• על פי שיטת הקלטת נתונים להבחין בכתב יד, מודפס, מכאני, מגנטי, צילום, אופטי, ליזר, וכן מסמכים אלקטרוניים.

3. מרכיב חומר הכולל קריטריונים מסוימים (כגון חומר של מוביל המידע, כמו גם צורה והעיצוב שלה).

ראוי לציין כי החלוקה בתיעוד של הקבוצות הבודדות בתוכן ובצורה מאפשרת יותר יעילה לארגן את העבודה איתה.

ראוי לציין כי גם קיימת סיווג מקביל מסמכים חשבונאיים עד כה, אשר לוקח בחשבון את התוכן שלהם, במקום הליך של כריתה, יישום, ואת שיטת השימוש.

סיווג זה של מסמכים חשבונאיים כולל החלוקה הבאה לתוך סוגים:

• בהתאם ליישום - בתחום ניהול וביצוע, חשבונאות רישום או בשילוב;

• הכנת סדר - יסודי סיכום;

• מסמכים פנימיים וחיצוניים;

• על ידי שימוש - הפנויה ואחסון;

• בהתאם לתוכן -, חומר ועיצוב כספי.

זה חייב להיות אמר כי סיווג זה כולל מספר קריטריונים והוא רחב מאוד, כך שכל מסמך מתייחס לקבוצות שונות בעת ובעונה אחת, אבל יכול להיות מאופיין במאפיינים מסוימים המשמשים רק בתחום הרלוונטי.