ניהול מסמכים - זה הוא חוליה חשובה במשרד

במסגרת המסמך להבין את הכללים שלפיהם חתמו פתרונות מראש בתוך הארגון או מוסד מהרגע שהם מגיעים אחסון ארכיונים. הבסיס של המושג הזה הוא לייצר את המסמך, השיקול שלו של העברת גופות מבצעות, ביצוע ההסדרים ליישום, ההסמכה, הרישום, לשלוח אותם לאחסון.

תהליך זה, הלוקח בחשבון תנועה של מופע מסמך עם מהירות תנועה במקרים אלה. ניהול מסמכים - תהליך חייב להיות מאוזן עם פעילויות המידע של המנגנון המנהלי, בתיעוד של כל פתרונות פרט, לאחסון מסמכים שהגיעו זה עתה.

מספר עצום של ליקויים בניהול של מכשירים רבים מחוברים רק עם הארגון הכושל של תנועת מסמכים. לדוגמא, תהליך מחזור מסמך פתרונות הניהול צריכים לכלול את המרכיבים דרושים השלושה:

• תמיכת מידע למקבלי החלטות (זה כולל מידע אמין המאשר את נכונות ההחלטה);
• תיעוד של פתרונות (מסמך מינהלי);
• שליטה על הביצוע (הכוללת את הארגון של עבודות המוצעות, שיטות ביצוע המשימה, השמירה על תנאים).

כפי שניתן לראות מהדוגמא לעיל, המסמך - A איסוף מידע, המבוסס על אשר החלטה תונפק מעמד; הכנה של פתרונות, כולל עריכה, תיאום, הכנה עד לאישור. כל הצעדים האלה דורשים התנועה של מסמך, לא רק בין המחוזות המבניים של העסק, אלא גם בין השחקנים, החל טכנאים, מומחים, שסיימו עם המנהיגים. המסקנה מדוגמא זו היא כי ככל שעולה מהירות תנועה של מסמך, כך עולה איכות הביצוע שלה בכל שלב, כן ייטב החברה המנהלת את התהליך בכללותו.

המונח עצמו הופיע בספרות בשנים 1920. אז היה נהוג לחשוב כי המסמך - הוא ארגון העבודה, שמטרתה ארגון רציונלים של מנגנון המדינה כולה, חלוקת אחריות בין המבצעים והשירותים השונים. בשנת 1931, הניסיון הראשון לווסת את המדים נעשה במכון טכנולוגיה מלאת עקרונות לניהול רשום. נקבעו הכללים לפיהם חייבת להתבצע הקבלה ואספקה של מסמכים, לאכיפת הכללים, הרגולציה חתומה. השלבים הבאים של התפתחות של הכלכלה צברו דבר כזה רגולציה חקיקתית ניהול רשום, שבה הדגש היה על פעולות טכניות פרט. תוכנת עבודה מעשה חקיקה אלה לא הוזכרה, אם כי למעשה זה ירד בדיוק בזמן עבור הארגון של מסמכי תנועה. מאז 1974, זה נחתם על ידי המסמך העיקרי המסדיר את התהליך כולו של ניירת, הפועל עד עצם היום הזה.

מעשה זה נקרא "מצב מערכת Unified של המשרד" (EGSD), נקודות אשר מוקדשים ארגון התנועה של מסמכים, שיטות טכנולוגיות של עיבוד ויישום של כללים. באוסף הזה, היא ניסחה את הכלל הבסיסי: "מסמך - תנועה מהירה של המכשיר בדרך תמציתית ביותר, כולל זמן ועבודה מינימום" רק על ידי תרגול אימוץ הכללים, אתה יכול לצפות לשיפור רמת החיים של אנשים, צמיחה של הכלכלה במדינה.

כדי להשיג מטרות אלה צריכים חכם, ממושמע, מנהיגים אחראים, שעבורם כניסתה של העבודה מבוסס על EGSD, זה עניין של כבוד והמצפון.