לדרישות בחדר הארכיון. הכללים הבסיסיים של Archives ארגונים

הארכיון יכול להיות בצורה של יחידה מבנית נפרדת של ארגון או להיות חלק בלתי נפרד מחיי משרד. זה תלוי בנפח של מסמך קיים.

כיצד לארגן את זה

יצירת ארכיון של כל עסק או ארגון דורש מערך של צעדים ספציפיים:

1. אתה צריך לבחור את שטח האחסון המתאים לאחסון מסמכים כראוי לצייד אותו.
2. יש להקפיד כדי ליצור תנאים אשר עומדים בתקן.
3. יש צורך לצייד אותו עם המבט הטכני - לרכוש ולהתקין את הציוד הדרוש עבור הארכיון.
4. המאגר חייב להיות מאורגן נוהל הארגון בארכיון של כל המסמכים הדרושים.
5. זה חייב להיות שפותח ואושר על ידי המסגרת הרגולטורית של היחידה.

יישום אמצעים אלה מבטיח את שלומם של מסמכי הארכיון ושמירתם המדינה נדרש.

מי הארכיונאי

ומה הן הדרישות הן עבור העובדים שיעסקו בארגון הארכיון והאחסון נוסף של מסמכים? הם יכולים להיות תפקידים משולבים השוער שלהם, למשל, מזכירה או פקידת קבלה?

גנז - מומחה שיפקיד לארגן פעילויות ארכיונים. למען ביטחונם של מסמכים שהופקדו בידיו, הוא נושא באחריות מלאה. עבודתו אינה אפשרית בלי לעבור הוראה ספציפית או אפילו (במידת הצורך) התמחות במוסד של גנזך המדינה.

ניתן להעביר את תפקידיה על עובד אחר כי הוא עובד במשרה חלקית. בדרך כלל, את האחריות הארכיונאי מוקצות העובד הבודד במקרה שבו הסכום שהופקד עם התיעוד הוא גדול מספיק. בארגונים גדולים, שאייש פוסט נפרד למטרה זו. במקרה זה, לעומת זאת, זה בדרך כלל מורכב תיאור תפקיד המפרט את סוגי העבודה מופקדות הגנז, כמו גם את זכויותיה וחובותיה.

העיקר - את ההליך

מקרים המועברים לארגון הארכיון פי גרפיקה שפותחה במיוחד. יש ציור שלו שיוסכם עם ראשי כל המחלקות, אשר יעביר את המסמכים ואושרה על ידי הארכיונאי. מאז מסמכי העבודה בארכיון אינם מאוחסנים רק, אלא גם בשימוש מדי פעם, לקבוע את כללי הנפקתן (אם רלוונטי) הגישו בקשות בארגון שלך, כמו גם בעלי העניין חיצוניים.

מסירת מסמכים כדי לחגוג ספרים מסוימים של רישום. יש דרישות, הזמנות, פעולות על ההעברה במקרים לשימוש הזמני של הליכי צד שלישי עבור תהליך ההרשמה (בין היתר אלה עשויים לכלול את המשרד ואת המשפט של התובע). מסמכים הונפקו לתקופה של עד חודש אחד העובדים שלו, ועד שלושה חודשים - נציגי מבני מפלגה.

הכללים הבסיסיים של Archives ארגונים

מעשי שליחי ארכיון, וכן כל יחידה מבנית על בסיס הוראות מיוחדות, שאושרו על ידי ההנהלה. עובד על זה בעבודתם לדבוק הגדרות התפקיד שלהם. ההוראות שאומצו על ידי החברה, מקובעות את הכללים הבסיסיים של הארכיונים (מעמדו של המדד הפונקציונלי של זכויות וחובות ורכב של התיעוד הנדרש). על ידי המשימות הבסיסיות שלה כולל:

1. תוכל להשלים את הארכיון של מסמכים, הרכב אשר מופיע בסעיף נפרד לתקנות.
2. שמור תיעוד של חומרים ולשמור עליהן מאובטח.
3. כדי לפתח את המסמכים הזמינים מציאת סיוע.
4. מאפשר לך להשתמש בהליך מאוחסן חומר ארכיוני.

אם הארגון שלך יש מסמכים שעשויים להיות רלוונטי קרן הארכיונים של הפדרציה הרוסיה, אז להכין ולהגיש אותם לאחסון קבע במדינת האחסון הוא אחת הבעיות החיצוניות של היחידה המבנית.

הפונקציונלי שלו

פונקצית ארכיון נובעת באופן שיטתי מן המשימות שלה. שהעיקריים שבהם הינם כדלקמן:

1. לשמור רשימות של מקורות משלהם של רכישה, כלומר, ארגונים או יחידות עסקיות.
2. קח מהם בצורה מסודרת את המסמכים למשמרת.
3. קח בחשבון את החומרים ולהבטיח הבטיחות המוחלטת שלהם.
4. יצירה ושמירה על מערכת עזרה מקוונת, הקשורים במסמכים ארכיוניים.
5. ניהול שירות ניהול מידע וכל יחידות מבניות של הארגון.
6. ארגן את הנושא ולהשתמש תיעוד בהתאם לצרכים של יחידים וארגונים אחרים, לשקול ולנתח את תהליך השימוש.
7. הכן הצהרות תגובות רשמיות אזרח מבקש אופי חברתי ומשפטי.
8. לבצע פעולות על בחינת השווי של מסמך, לארגן, העברת הליכים במטרה אחסון קבע לארכיון העירוני או המדינה (במקרה כאשר הארגון הוא אחד המקורות הנ"ל של רכישת ארכיונים).
9. בדוק את התקינות של קבצי היווצרות וארכיון ברכישה של מקורות - הן יחידות מבניות וארגונים אחרים שלהם.
10. כדי לארגן את העבודה על שמירה על מינוח העסק.
11. ספק סיוע מעשי מתודולוגי עם תיעוד של כל יחידת משנה מבנית.
12. השתתפות בפיתוח וניהול ארכיונים ורשומים.
13. כדי להשתתף באירוע הנערך לצורך אימונים ארכיונאים ועובדים במשרות הקשורות מסמך ניהול.

איפה למקם אותו

נבחן עתה מה יש דרישות בחדר הארכיון. החשוב מבין מה יש לשקול, - כדי למקם אותו בכל מקרה אסור במבנים של מבני אופי הישנים של מבנים מעץ, אשר יכול להיות גלם, לא רק בחדר הראשי, אך עליות גג עם מרתפים, כמו גם במבנים, יש חימום הכיריים.

אם אותו המבנה בכללותו מותאם לאחסון של מסמכי נייר, ואז ארכיון בהכרח התכוון לחדר מבודד.

אם הארגון שלך בעתיד הקרוב מתכננת להקים ארכיון משלו, כאן יש לכם הזדמנות להכיר את רשימת הדרישות כי יש לקחת בחשבון בתהליך ההכנה. אז, מה הן הדרישות העיקריות לחדר הארכיון, שמטרתו - כדי בזהירות ובבטחה לאחסן את כל התיעוד הנחוץ?

הרשימה של מה נדרש כדי להיות זמינה

1. ארכיון.
2. החדר מיועד קבלה של מסמכים, אחסון זמני התאקלמות.
3. החדר שבו המסמכים ישמשו.
4. חדר ניתוח (או חדרים) לעובדים.

כאשר השטח זה לא מספיק ...

במקרה שבו מרחב קובץ החדר אינו מאפשר את האפשרות של חטיפה תחת אותו מספר חדרים בחלל אחד ייעודי צריכים להיות מחולקים לאזורים מופרד על ידי מחיצות. הדרישה הבסיסית, אשר צריכה להיות דבקו בכך במקרה זה - מבודד זו מזו מיקום אחסון של מסמכים ולעבוד איתם.

חדר נפרד או שנבנה במיוחד ומותאם כבניין אחסון מסמכים המשמש כגיבוי, נדרש להסירו מעצמי נושאת סיכון מבחינת האפשרות של אש. כדוגמה ניתן לציין הן מכונית פארקים, מוסכים ותחנות דלק. בסמיכות ארכיון הבניין או הנחות אסורות להיות חפצים המשמשים כמקורות של זיהום אוויר.

באופן אידיאלי, הקבצים צריכים להיות ממוקמים תמיד נפרד, המיועד רק עבור הבניין הזה נבנה עם כל הכללים הנדרשים בתקנות. אבל, למרבה הצער, המציאות מכתיבה את תנאיו, וברוב הארגונים, מסמכים מאוחסנים במתקנים הקיימים כבר, מרה והותאמו למטרה זו.

כי הזכות לדבר

היכרות עם דרישות רגולטוריות על בניינים ומבני של הארכיון. הם כדלקמן:

1. הבניין, אשר אמור להיות העתיד של אחסון נדרש להתייחס למספר מינהלי. חל איסור מוחלט למקם את הארכיון שבו ישנם שירותי קייטרינג, מחסני מזון, חנויות מקטגוריית וחומרים מתלקחים ואגרסיביים, כמו גם ליישם טכנולוגיה כימית רלוונטית.
2. לא כולל הצבתו בחדר מוסק ואיפה לא נענו לדרישות ההיגיינה. על קבילים בניין ארכיון עזוב שהוזכרו לעיל.
3. זה חשוב במיוחד על מנת לעמוד בדרישות אש עבור חדר הארכיון. הבטיחות שלה עבור אש אפשרית - אחד התנאים העיקריים של אחסון בטוח של תיעוד. בחודש ינואר 2009, משרד התרבות של רוסיה צו מס '3 אימצו שורה של דרישות רגולטוריות שנקבעו כללים מיוחדים של בטיחות אש של ממשלת הפדרציה הרוסית בארכיון העירוני. כאשר המכשיר של תקנות אחסון מסמכים נדרשים להיבחן בלי להיכשל.
4. העיצוב של הבניין הוא להבטיח את חוסר האפשרות של צפה. החדר נדרש להיות בעל יציאת חירום. בשום מקרה לעבור אותו הצינור הראשי (מי נושאות או גז).

האם אפשר להגיש שמה במרתף?

לא מומלץ מיקום של אחסון ארכיונים בחדר במרתף, קומות עליונות או שינויים כחלל גג כזה.

במצבי חירום ייתכנו יוצאים מן הכלל הזה. הם מתקבלים כאשר במרתף יבש מחומם היטב, מצויד אוורור מכני, המסוגל לספק במשך שעה או שעתיים נושמים משולשת. ארכיון עבור הלופט או בעליית הגג הוא מתאפשר אך ורק בתנאי לתנאי הטמפרטורה והלחות המתאימים.

דרישה חשובה מאוד לבית מגורים ארכיון ביחס למכשיר החיווט. זה חייב להיות סגור עם שקעים אטומים. כבלי מכשור חשמלי נייד מסופקים עם בידוד גומי. לא צריך להיות ממוקם בתוך בית או אחסון משותף של מפסקי רצפה.

חומרים הלא-אבוק שנבחר שאינו מאכלים כמו חומרי בניין גמר במאגרים ארכיוני. מערכת כיבוי חייבת להיות מצוידת באמצעי ניטראלי, בטוח עבור מסמכים. זה אינו מותר להשתמש באש בחנות, כולל חימום או עצמים זרים למקום.

לסיכום

לאחר הפחתה של האזור שנבחר בהתאם לכל הדרישות הנ"ל לחדר הארכיון, לקחת החלטה סופית על התאמתו או אי התאמתו לשימוש. קח החלטה כזו לאחר בדיקת התחנה הסניטרית אפידמיולוגיים האפשר פיקוח אש המדינה. הארכיון ניתן למקם בכל מקום מתוכנן רק לאחר הליך של בחינה מפורטת.

מטרתה - כדי להבהיר את החדר אש ולקבוע ברמה המתאימה, כדי לבדוק את עמידות מבניים גדולים, להבטיח את עוצמת חפיפה בין הקומות בחישוב העומס פוטנציאל (ציוד הארכיון ואת המשקל של המסמכים המאוחסנים), לבדוק זמינות המצב הנוכחי של מערכות אוורור וחימום.

בביקורת המעורבת כנציגי הארגון (בדרך כלל עובדי הארכיון בעתיד), ועובדים של כל השירותים הרלוונטיים - .. בניין, אש, ביטחון, וכו 'תוצאות הבדיקה משתקפות הכנה של המעשה הסופי.