כמה הזמנות מאוחסנים בחופשה? אחסון מסמכי משאבי אנוש

יחידת המבניים החשובה ביותר של החברה - שירות HR. מקצוע שעובדים בו, לעיתים קרובות מורכב הזמנות שונות ולארגן אחסון ומחזור הדם שלהם. הפופולרי ביותר במערכת העבודה עשוי לכלול הזמנות לעזוב. מה הם ניואנסים של ההיווצרות שלהם? מהן התקופות של אחסון נקבעו הזמנות מתאימות דין החל?

איזה מסמכים כוללים פקודות לעזוב?

לפני ששוקל את השאלה כמה הזמנות מאוחסנים על החופשה שלך, ללמוד תוך כדי התנועה מתעדת מנקודת מבט של הסיווג במסמכי תאגיד פנימיים של הארגון הוא שייך.

בהתאם לגישה הנפוצה, הם ייחסו בצדק הזמנות בצוות. מקורות אלה מקובצים על בסיס התסמינים השכיחים במקרה היחיד. מסמכי כוח אדם ניתן להכין גם טפסים סטנדרטיים, וכן בשל העובדה כי החברה פיתחה משלה.

מקרים המשלבים את אותו הסוג של פקודות, לא צריך לשלב את המסמכים שונים באופן משמעותי במונחים של אחסון. קח למשל את האופן שבו ניתן לסווג מקורות רלוונטיים על הקריטריון הזה.

רשימת חיי המדף של מסמכי כוח אדם

ישנם מסמכי כוח אדם, אשר חייב להיות מאוחסן במשך תקופה ארוכה של זמן. זה לא משנה באיזו צורה משפטית הארגון פועל. לכן, החקיקה קובעת כי מסמכים מסוימים חייבים להישמר במשך 75 שנים. אלה כוללים, בפרט:

• הזמנות עבור העסקת העבודה;
• סדר פיטורי עובדים.

ישנם מקורות כי ניתן לאחסן לתקופה פחותה באופן משמעותי - 5 שנים. מסמכי כוח אדם אלו כוללים:

• הזמנות לעזוב;
• הזמנות לנסיעות עסקים.

לפיכך, את חיי המדף של כל הזמנות חג מגוון של הזמנות על צוות הם 5 שנים.

אלו הם המאפיינים של חקיקה רגולטורית. כדי לדעת כמה הזמנות מאוחסנים על החופשה שלך, אתה צריך כל מחלקת כוח אדם מיומן אדם יחד עם המסמכים המתאימים עבור חברי הצוות של הארגון. בהתאם לכך, את היכולת של מומחים אלה עשויים לכלול גם לשימור מקורות רלוונטיים.

בתיקי הזמנות לספק חופשה שנתית עשויים, בתורו, יסווגו לקטגוריות נפרדות המבוססות על הנוכחות של בסיס נוסף לכך. לדוגמא, לוקח בחשבון את המבנה הארגוני, חלוקה עובדת על פני מחלקות שונות של החברה.

אז, עכשיו אנחנו יודעים כמה הזמנות מאוחסנים בחופשה - חמש שנים. אבל יש מספר התכונות המאפיינות את ההליך לעבודה עם מסמכים הקשורים לשחרור עובד. זה יהיה שימושי כדי ללמוד אותם.

עבודה עם מסמכי כוח אדם בארגון: הניואנסים

קודם כל, יש לציין כי תקנות משפטיות, הקמת נוהל הארגון להפוך את המסמכים המדוברים, לא נעשו עדיין. כל ארגון בכוחות עצמם או אולי עם העצה של הרשויות הגבוהות מגדיר עבודה עם גורמים רלוונטיים. על מנת לייעל את העבודה עם מסמכי משאבים אנושים, בפרט אלה המתייחסים לרישום חופשה לעובד, צורות מאוחדות שונות יכולות לשמש.

עבודה עם שחרורו של מסמכים: הניואנסים

אם אנחנו מדברים באופן ספציפי על המסמכים הנוגעים לשחרורו, מימוש מומחי האחסון שלהם ממליץ לקחת בחשבון את הסיווג:

• על המסמכים הנוגעים לחופשה בתשלום, מחקר;
• הזמנות אחרות סוגים של חופשות.

לארגון המחזור של המסמכים הרלבנטיים ניתן להשתמש במגוון של מגזינים:

• צווי רישום לעזוב;
• תיקון הוראה להעביר, נסיגה של צוות מחופש.

במקרה זה, את המידע הרלוונטי מתוחזק בצורת נייר.

כל הסדר - כדי חופשת לידה, לבית הספר, החוזה העיקרי - יש להנפיק על בסיס כל מסמך אחר. מקורות אלה עשויים להיות גם תקופות ספציפיות של אחסון. כמו כן, הם הגיוניים לסווג לקבוצות שונות על מנת לייעל את מסמך האדם.

אחסון מסמכי כוח אדם: הניואנסים

כעת נבחן את המאפיינים של הארגון של אחסון תיעוד אדם. אחת המשימות העיקריות של מומחה מוסמך כאן - ההיווצרות של עניינים. לפתרונה חשוב להקים, קודם כל, את הרשימה של זמן אחסון של מסמכים הנוגעים לקבוצות השונות. חייב להיות כל מקור המידע הדרוש. אם מסמך מסוים אינו עומד בדרישות, אין זה רצוי לכלול את העסקה.

כאשר אנשי ארגון אחסון מתעד עובד אחראי עשויים להשתמש מפרט סטנדרטי שונה מידע רלוונטי על המקורות או להשתמש בתקנים ארגוניים פנימיים.

מעל סיפקנו דוגמאות של מסמכים שיכולים להיות מאוחסן במשך 5 שנים (בפרט, אלה כוללים הזמנות לעזוב), כמו גם אלה שהארגון חייב להיות להפקיד בארכיון לתקופה הרבה יותר ארוכה. מחזור של הסוג של מקורות השניים יכול להיות מותאם לתקנות פנימיות נוספות. לדוגמא, אם מסמך חייב להישמר 75 שנים, החברה ניתן להכניס כללי אפקט לפיה תיעוד אנשי נשלחת הארכיון לאירוח לטווח ארוך. בתורו, את המסמכים עם חיי מדף של 5 שנים, במקרים רבים אין צורך להעביר את הארכיון. הם יכולים להיות ממוקמים בתוך שונות מוגנות, אך בעת ובעונה אחת יותר נגיש עבור היכרות מהירה עם המיקום המתאים.

מרכיב חשוב של מסמך אנשים - מלאי. הם, בפרט, חברות עשויות לשמש בזמן שליחת קבצים לארכיון של הארגון.

כדאי לשקול את רצף הפעולות של מומחה HR של חופשת מסמכי תכנון.

ניירת לחגים: בדיקת עילת ההסדר

כפי שציינו לעיל, בצווים שהוציא את הסוג המתאים על בסיס כלשהו. יש לבדוק זאת. באופן כללי, לוח זמנים כאלה שאושרו על ידי צוות של חגים. בנוסף, מקור זה יכול להיות בתוספת לבקשה האישית של העובד לחופשה.

לוח הזמנים המתאימים מותאמים להוראות קוד העבודה, ואת החובות של האנשים עשויים לכלול בדיקת סדר ההיווצרות של מסמך זה לעמידה בחקיקת עבודה. אם הלוח הזמנים הם נכון, שיושלם על ידי מקורות אחרים, ויצר הסדר לעזוב את העובד. ראוי לציין כי הכללים עשויים להינקט העסק, לפיה, פירוט לוח הזמנים ומסמכי המשלימים שלה יירשמו רושם מיוחד. הליך זה יכול להתבצע על מנת לייעל את מחזור אנשים בחברה (במקרה צוות של החברה הוא גדול מספיק).

ניירת עבור מהדורת החג של הצו

עכשיו, למעשה, על הציווי לעזוב. כדי הביצוע שלהם יכול לשמש בצורה סטנדרטית, כגון T-6 או T-6A, או תוך. בשנת מנהל שכירות צו אמור וכן מסמך מקביל הידור עבור עובד רגיל עלולים להיות מיוצג במבנה דומה. מנקודת מבט של דיני עבודה, הוא מאותו הסוג של מסמכים. אבל, כמובן, זה הגיוני להפיץ אותם בנושאים שונים בתחום מיקור חוץ HR: הזמנות לעובדים מן השורה, צפויות להיות משוכים הרבה יותר קרובות מאשר את המסמך בראש המשרד.

ביצוע הזמנות: הניואנסים

מילוי טופס ההרשמה של הוראה לעזוב יש מספר ניואנסים. לפיכך, קצין כוח האדם לפתור בעיה זו יש צורך:

• לציין את סוג החופשה בהתאם לנורמות של חקיקה או תקנות על ידי עסקים מקומיים;
• לשקף את התקופה הנכונה של עבודה בפרסום של הזמנות על חופשה שנתית.

הזמנות מוכנות לעזוב חייב להיות חתומות על ידי ראש החברה, אם לא הבשילו עם עובדים מיומנים אחרים סמכויות דומות של העסק, כגון ראש מח' כוח האדם.

כמובן, סמכויות אלה צריכות להיות מעוגן מעשה נורמטיבי מקומי נפרד. פרסם אותו חייב, שוב, ראש הארגון, האצלת סמכות מתאימה לאדם מסוים. בתורו, האדם שאליו כוח לסדר קיים פרסום צווי משאבי אנוש משודר מאשר את העובדה של כרות עם התקנות המקומיות ולוקח את רשימת התחייבויות ספציפיות הקשורות בביצוע הרשות הרלוונטית.

ניירת עבור הזמנת הרשמת החופשה

הזמנות מוכנות לעזוב חייב להיות רשומות במשרד כוח האדם. לשם כך, היחידות המבניות הרלוונטיות של החברות, מגזין מיוחד. במקרה זה, זה יכול להתבצע בכמה עותקים, בשל גישה לשירות אנשים החלימו על הסיווג של המסמכים רלוונטיים לחגים של עובדים. אבל אם הצוות של החברה הוא קטן וצורך משמעותי להפצת בתיעוד אנשי קבוצות שונות אינה מתרחשת, ביומן יכול להתנהל בעותק יחיד.

רישום של פקודות: הניואנסים

בין המומחים קיימת נקודת מבט אשר פוקדת רישום - נדרש כתנאי לכניסתו לתוקף משפטי. כלומר רק ראש אחד החתימה של החברה עלול להיות לא מספיק בשביל זה.

עם רישום הזמנות למתן חופשה שנתית ומסמכים אחרים הקשורים בקטגוריה הרלוונטית, לקבל מספר ייחודי המבוסס על איזה מקור כלול במערכת של מסמך ארגוני הפנימי. נוהל הקצאת מספרים של הארגון מגדיר עצמו. בדרך כלל, נתון הזמנות שירות אנשי היווצרות כרונולוגיה של הרפיה.

אורך חיי המדף של יומן הסדר

מעל שבדקנו כמה הזמנות מאוחסנות בחופשה. מיקום סט מונח מסוים ויומני המסמכים הרלוונטיים - הוא 3 שנים ממועד הזנת נתונים על מנת סופית לעזוב, כי נרשם בכתב העת. בנוסף למקורות נתונים בארגון יכול להיווצר מגזינים עזר אחרים בתוך כפעילות עצמאית של שירותי כוח אדם כדי לייעל את זרימת העבודה בחברה. ההליך למילוי המסמכים הרלבנטיים ניתן להגדיר על ידי מעשים נורמטיביים מקומיים בודדים, אשר מתפרסמים הנהלת החברה.

הנהג של הארגון, האצלת סמכות מתאימה לאדם מסוים. בתורו, האדם שאליו כוח לסדר קיים פרסום צווי משאבי אנוש משודר מאשר את העובדה של כרות עם התקנות המקומיות ולוקח את רשימת התחייבויות ספציפיות הקשורות בביצוע הרשות הרלוונטית.