המכתב וניהול (מדגם)

המכתב וניהול - מסמך המהווה חלק אינטגרלי של תקשורת עסקית. לרוב זה מועבר בדואר ומשמש חילופי המידע באופן מיוחד.

מושגים בסיסיים

תכתובת עסקית נדרשת להתמודד עם בעיות כלכליות או ייצור שונים. עם עסקים וארגונים לעזרה שלה לתקשר עם הסביבה החיצונית: שותפים, לקוחות או סוכנויות ממשלתיות. בדרך כלל משמש מכתב הניהול הזה.

הוא בדרך כלל המכונה מסמך בכתב, אשר יכול להיות:

• בתגובה הודעות שהתקבלו בעבר או בקשות;
• נייר נלווה מודרכים נשלח יחד עם מכשירים אחרים או חומרים;
• מכתב יוזמה במקרה שבו המצב האחר של תקשורת אינו אפשרי.

כל אחת מהאפשרויות הללו יש מאפיינים משלה. אף על פי כן, ישנם כללים משותפים, לפיו מתבצע בדרך כלל שום מכתב רשמי. זה מובן, כי מדובר בתכתובת עסקית, למשל, לעתים קרובות מתחיל למסקנה של מרבית עסקאות. מסמך בנוי היטב עלול ליצור את היעד רושם חיובי על שותפים פוטנציאליים בעתיד.

סוגי אותיות עסק

בהתאם למידע שמכיל את המכתב הרשמי, זה יכול להיות:

1. כיסוי. במקרה המכיל את ההודעה כי לו יש חבילה של יישומים.
2. תביעות. כלומר, היא מבטאת אי שביעות רצון ממצב מסוים (תביעה).
3. הדרכה. אינדיקציות מסוימות ניתנות בטקסט.
4. אחריות. השולח מאשר קיום התחייבויותיו בעתיד שנקבעו במסמך.
5. מידע. המכתב מכיל מידע שעשוי לעניין את הנמען.
6. פרסום. המידע ניתן למשוך לשיתוף פעולה.
7. מכתב ההודעה. לקבלת מידע על אירועים ציבוריים.
8. כתב האישור. זה מציין את העובדה של מקבל אותם או מסמכים אחרים או חומרים.
9. מכתב הבקשה. הטקסט מכיל ערעור התמריץ של הנמען לפעולה.
10. מכתב של ההודעה. הוא מספק את המידע השולח הספציפי בעלי עניין משותף לצדדים.

מטרת המסמכים הללו היא הקשר בין הארגונים או מחלקות.

אוספים של מכתב התביעה

בעניינים של שיתוף פעולה לפעמים יש מצבים שבהם אחד הצדדים, מכל סיבה שהיא, אינה ממלאת את התחייבויותיה. במקרה זה, השותף הראשון שולח מכתב לעמיתו. בחודש זה, הוא בדרך כלל מציג את ההצעות לשם מניעת הפרות של הזכויות המשפטיות שלו. זהו המכתב הרשמי. מדגם של מסמך כזה, אתה יכול ליצור באופן שרירותי. במקרה זה, את הנקודות הבאות יש לשקול:

1. סגנון הכתיבה צריך להיות בעניינים הרשמיים עם ההתקנה של השותפות.
2. מהות התביעה היא לבוא לידי ביטוי בצורה מאוד ברורה.
3. במהלך הצגת המידע הדרוש לתפעול עובדות קונקרטיות משכנע.

במכתב התלונה חייב לכלול:

• פרטי השולח (שם, כתובת שולח ומספרי טלפון);
• מידע מלא על היעד;
• תיאור של הנסיבות שבהן היתה במצב של סכסוך;
• התייחסות הנורמות המשפטיות, אשר בתורו שבר את הצד שכנגד;
• דרישות ספציפיות לחסל את הפרה, המציין את התזמון של יישומם;
• השלכות שעלולות להתרחש אם הצד שכנגד יוצא ביצועם.

צריך לתת תשומת לב מיוחדת לאופן השירות מורכב מכתב. המדגם חייב להיות מפותח כך העבריין לא תופס את זה כאיום. יש לזכור כי מדובר רק עמידה בדרישה תזכורת עם החוק.

כללים לעיצוב

צריך לתת תשומת לב מיוחדת לעיצוב אותיות וניהול. עם זאת, החוק אינו מספק עבור שכל כללים נוקשים ותקנות.

למרות זאת, את הנקודות הבאות צריכות להיחשב חובה בהכנת מסמכים כאלה:

1. כל מכתב רשמי צריך להיות כתוב בטופס. הוא מפותח על ידי מומחים מראש על משרד ואושר על ידי צו של הבמאי.

2. המסמך חייב לכלול פרטים מסוימים:

2.1. מידע על הנמען והשולח.

2.2. מספר סימוכין ותאריך את המכתב הזה. יש צורך להירשם.

2.3. קישור למידע דומה על-פי בקשת המכתב, אם המסמך הוא בתגובה לו.

2.4. כותרת.

2.5. מידע על הנוכחות של כל יישומים עם השמות והמספרים שלהם.

2.6. מידע על האדם החותם על מסמך (מקום ושם).

3. במכתב להיקרא רק שאלה אחת. לאחר מספר לסבך הבחירה של האמן.

4. המידע חייב להיות שנקבע מאוד בקצרה, אך ברור. רצוי שהטקסט לוקח לא יותר משני עמודים.

5. הזכות לציין פרטים של המוטב. אם אנחנו מדברים על הארגון, אתה חייב לדבוק הרצף הבא:

5.1. שם החברה (במקרה כנושא).

5.2. היחידה המבנית (במידת הצורך).

5.3. יעד המיקום (ב יַחֲסַת אֶל).

5.4. ראשי התיבות שלו.

5.5. כתובת הדואר של החברה.

6. אם נמענים, תחילה עליך לציין הראשי, ולאחר מכן כולם.

אם ניקח בחשבון את כל הגורמים הללו, עיצוב של אותיות וניהול, באופן עקרוני, לא יהיה קשה.

סדר ההצגה

המסמך חובר כראוי, אתה חייב לקחת בחשבון את הסדר הספציפי של הצגת מידע זה. לדוגמא, אנחנו יכולים לשקול את האפשרות של איך לכתוב מכתב רשמי של תגובה. ראשית עלינו לזכור כי, על פי כללי נימוס, יש צורך להגיב על המידע בתוך יום ממועד קבלתו. אם אנחנו מדברים על הודעת דואר אלקטרוני, הזמן האופטימלי הוא לא יותר משעתיים. במקרה לדבוק בכללים כזה אינו אפשרי, עדיף לשלוח הודעה לשותף.

המכתב עצמו, למעשה, יכלול שני חלקים:

1. מבוא. השולח מגדיר את הנושא, את הסיבה ואת הבסיס של הכתיבה שלו. אתה יכול להתייחס התקנות, אשר על פי חוק הם הבסיס למתן תשובה. בנוסף, כדאי לשים לב לכמה נקודות הנוגעות למצב הזה. הם יסייעו לחשוף את מהות השאלה.
2. סיכום. חלק זה נועד להסביר ומשכנע. הטקסט צריך להיות תמציתי, ברור ותמציתי, ולהגדיר את העובדות - מוכח ואובייקטיבי. במידת צורך, הם יכולים להיות מאושרים על ידי דמויות אמיתיות.

אחרי טקסט כזה בדרך כלל ואחריו רשימה של יישומים. מסתיים מסמך חתום על ידי השולח. בנוסף, יש צורך לדעת איך לכתוב מכתב רשמי, כדי לא להעליב את הנמען. ראשית, ההתייחסות רצויה להתחיל עם הביטוי "שלום." שנית, אתה יכול להשתמש בביטויים מילוליים פעול טקסט כמו "לאחר ששקל את ההצעה בקפידה," או "כדי לבדוק את הערותיך ביסודיות." דבקות כזאת כללי התנהגות לטובת שני הצדדים בלבד.

נוהל פעולה

שרטוט מכתבים רשמי הוא באחריות פקידים, מזכירות או עובדים אחרים שיש מוקצים החובות הללו. להתקבל לעבודה הם צריכים לדבוק ברצף מעשיהם. התהליך של מסמך כזה עובר בדרך כלל את השלבים הבאים:

1. בחינה מדוקדקת של נסיבות העניין. עליך לחלוטין להשתלט על המצב כדי להעריך פתרונות אפשריים שלה.
2. הכנת מכתב הטיוטה. יש צורך לקחת בחשבון את כל הדרישות המפורטות לעיל.
3. הרמוניזציה של הטקסט המוכן. לפעמים יש צורך לערוך לאור הערות הראש. הוא יכול לעשות כמה הבהרות או הסברים בנושא.
4. אישור הממונה עליו.
5. השלמת ואת החתימה על המסמך.
6. אותיות רישום.
7. שליחת מייל לנמען.

רק אחרי שעבר את כל השלבים הללו, המכתב הגיע לנמען, תוכל למלא את ייעודה.

תקנות מחייבות

בסמוך לתחזיות מכתב רשמי, עליך לזכור כי הדף הראשון של בהכרח מודפס על גבי טופס מיוחד. לכל השאר, אתה יכול להשתמש סדינים נקיים רגילים של A4. כאן יש לזכור כי בשדה הטקסט מאוד יש גבולות: העליונה והתחתונה הם 2 ס"מ, שמאלה - 3,5 ס"מ, נכון - 1 ס"מ. אין צורך לשבור את בגודל סטנדרטי כדי להתאים את המידע בדף אחד. עדיף לשמור על כל כללי ופשוט להוסיף דף נוסף.

הקלד את הטקסט חייב להיות גם על פי כללי:

1. להדפיס, להשתמש בגופן הסטנדרטי הרומי ניו טיימס. אפשרויות אחרות עדיפות לא חלות.

2. גדלי גופנים גם מוסדר:

• עבור לטקסט העיקרי - 14;
• דפי יישור, וסימן של ביצועים - 12.

3. הנחת פרטים גם מבוצעים בהתאם לכללים:

• מרווח בין שורות - 1;
• יישור טקסט נעשה על ידי "רוחב";
• העברות ממוקמות באופן אוטומטי;
• המרחק מכותר למספר הסידורי הוא מרווח בין שורות 2, וממנו אל הטקסט העיקרי - 3.

עמידה בתקנים אלה היא חובה עבור ביצוע נכון של האותיות המתאימות ליעד.

פרטי מיקום

על מנת להכין מכתב עסקי סטנדרטי, אתה צריך לדעת בדיוק איפה הם צריכים להיות ממוקמים, הפרטים ומרכיביו. התשובות לשאלות אלה מכילות R GOST 6.30-2,003. זה לתאר בפירוט בצורת מכתבים רשמיים. למעשה, מדובר במדגם בו המכלול של כל הפרטים של המסמך ממוקם בצורה מסוימת. זה נחוץ כדי:

1. כדי לאחד את התהליך של משרד רישום עצמי אותיות (עסקים).
2. יוכל להתקדם באופן מרכזי להכין טפסים סטנדרטיים, הקטנת הצורך לבצע את העבודה באופן ידני.
3. להקל ולהפחית אחזור מידע חזותי בזמן.
4. להרחיב את יכולות העיבוד של אותיות בעזרת מחשבים וציוד נוסף.

אז, על מכתב עסקים קונבנציונלי משתמש 30 פרטים סטנדרטיים, אשר ממוקמים באזורי חובה עשר:

• לוגו סמל;
• מחבר;
• נתונים ראשוניים;
• כותרת;
• אישור;
• נמען;
• ברזולוציה;
• טקסט;
• חתימות ויישומים;
• תיאום והבטחה;
• סימנים.

מידע צבת במגזרים מסוימים מאפשר מקצוע כדי לנווט במסמך טוב יותר, ומשתמשים רגילים מקלים על תהליך הכנתו.

דרישות בסיסיות

מנהיגים אחדים סבורים בטעות כי תכתובת עסקית יכולה להתבצע באופן שרירותי ללא בעקבות כל הכללים והתקנות. אבל מומחים שאחראים זה, חייב לדעת את הדרישות הבסיסיות של המכתב הרשמי:

1. הנוכחות של מיוחדים טופס (קונצרניות).
2. שימוש נכון ופרטי שם.
3. הטקסט צריך להיות קריא גם לערוך. כדי להסביר את מהות השאלה עדיפה לתת עדיף להצעות פשוטות. יש צורך לדבר בקצרה על כל מילה ביצע את מירב המידע.
4. בהתאם לסוג, המסמך חייב להיות מונפק בהתאם. המכתב עשוי להכיל גם כמה היבטים. במקרה זה, האקספוזיציה יש צורך לנסות לשלב אותם.
5. שימוש נכון בסטנדרטים שנקבעו להקלדה.
6. נסו להגיע אל תוכן המכתב לא היה ביטויים קטגורי. הנמען יכול לפרש את הביטוי כאיום. כשמעצב הצעות טובות יותר להשתמש במילות היכרות כגון "כנראה", "כמו שאתה יודע", "אפשרי" ו "איך".

דרישות אלו הן למעשה עוזרים לשמור ניהול מסמכים בארגון.