חוזים חפצים בארגון: במסגרת הרגולציה, עיתוי

חוזי חפצים הקשורים בעיות מסוימות. בפרט, ובמקרים מסוימים מאוד קשה לקבוע איזה סוג המיוחס מכשיר מסוים, איך לאחסן אותו, ובאילו תנאים, איך להרוס וכן הלאה. כל הגורמים הללו נשלטים על ידי החוק, אלא בגלל העובדה שאחד והחוזה אותו במצבים שונים עשויים לדרוש תקופות אחסון שונות, לעתים קרובות יש כל מיני בעיות, אי בהירויות, וכן הלאה. להבין את כל זה הוא הכרחי, אם כי זה יכול להיות מסובך. זה צריך להיות מובן כי במקרה של דרישות בלתי חקיקה בתחומים כגון חוזי אחסון בארכיון, ניהול רשום לא יכול להיות רק יעיל, אלא גם מסוכן מבחינת עונש אפשרי או עונש.

למה לשמור?

החוזה יעמוד, בכל העת יהיה זמין לא רק בזמן של מעשיהם, אלא גם לאחר מכן. ייתכן צריכים קצת מידע, אשר באה לידי ביטוי במסמכים אלה, כמה נתונים שידרשו וניהול, וכן הלאה. סכסוכים רבים, אשר בדרך כלל מורכב בעובדה אחד או בצד השני של תום לב המתאים למלא את התחייבויותיה ניתן לטפל באמצעות האמנה כמו מחוץ לבית משפט באופן רשמי בבית המשפט. כמו כן כדאי לשקול את האפשרות של ביצוע ביקורת של תקופות מסוימות, אשר תיושם על ידי גופי הפיקוח במדינה. הם יכולים גם לבקש תיעוד לתקופה מסוימת, ואם חוזי האחסון בארגון, בטווח של ההרס שלהם, ופונקציות דומות אחרות מבוצעים כהלכה, עשוי להיות כפוף קנסות מאוד חמורים. מטבע הדברים, הדבר הראשון יהיה להאשים את ההנהגה, אך לאחר שהמצב התייצב, ראש בהכרח זוכר מי אשם, היו לו בעיות כרעם ביום בהיר. כלומר החוזה וכל מסמך אחר יישמר זמן שנקבע בהחלט. חברות רבות מעדיפות בדרך כלל להרחיב את הארכיון בקביעות, ושום דבר בכלל להרוס כדי להימנע מצרות אפשריות, מאשר לטעות ואז לגרוף את ההשלכות.

חקיקה

חוזי אחסון לארגון החוק תאר די בבירור, אם אתה לא לוקח בחשבון את העובדה שזה לא תמיד אפשרי לאמוד מסמך זה או אחר בצורה נכונה. באופן כללי, חוזים ישירות חוק נפרד לא, הם מצוין ברשימה הכללית של מסמכים ארכיוניים סטנדרטיים (או בניהול מסמכים ארכיוניים), אשר נוצרים בתהליך של תפקוד של ארגונים, משרדי ממשלה, שלטון מקומי וכן הלאה. האפשרויות בשני רשימות הן עם הנהלה ועם המסמכים הרגילים, שאושרו על ידי משרד תקשורת התרבות ההמונית של הפדרציה הרוסיה. הסוג המתייחס למסמכים מנהליים, יש את מספר 558 מ 25.08.2010 השנה, ואת הסוג השני - № 1182 משנת 2007/07/31. לעיין במסמכים מומלץ מאוד, אבל עדיף לבודד את תהליך הלמידה עבור עצמם בדיוק באותם ניירות, אשר משמשים במוסד מסוים ומתייחסים לאזור מסוים של אחריות. הרשימות של מידע רב מדי כדי לזכור את כל זה, אבל אם אתה לקבוע מה תיעוד למה חל וכמה מאוחסן, סביר, חוזים האחסון יהיה הרבה יותר פשוט וקל יותר. במקרים רבים, כל נייר המשמש מכוסה על ידי 3-4 נקודות, ללמוד בפירוט כי הוא לא כל כך קשה.

סוגים שונים

היא משתמשת בשתי מערכות עיקריות של הסכמי הפרדה לשימור שלהם. אז, המערכת הנפוצה לפחות היא לאגד את חיי המדף. להקצות אחסון לטווח קצר, לטווח ארוך וקבוע. האפשרות הראשונה כרוכה בחוזה לתקופה של עד 10 שנים. השני - יותר מ 10 שנים. קבוע משמש לרוב רק כאשר להרוס את המסמך לא יכול להיות בכלל. מערכת זו אינה נוחה מאוד. חוזי אחסון בארכיון, אשר במונחים מוגדרים בדרך זו, מובילים לעתים קרובות לבלבול וטעויות מ ממש עוזרות לשים את תהליך הרישומים. בגלל מערכת נפוצה היא לאגד את סוג החוזה. רוב המפעלים הם באים בשלושה סוגים עיקריים: פרופיל, בית ועבודה. הראשון ושני על פי רוב הם דומים, והם נשמרים בדרך כלל רק במשך חמש שנים. מובן כי תחת הפרופיל מתייחס כל החוזים וכל המסמכים הקשורים ישירות תחומי פעילות העיקריים של הארגון. שלישית, הסוג של חוזי עבודה, ובמקרים רבים, מאוחסן גם רק בן 5 שנים, אבל במצבים מסוימים, תקופה זו עשויה להגדיל באופן משמעותי. לדוגמא, אם אין חשבון, אז על חוזה כזה יצטרך להיות מאוחסן ככל 75 שנים, וזה לא מאוד נוח. למעשה, אם אתה במיוחד לא להיכנס לבעיה, זה יכול להיות שרירותי להגביל את חיי המדף של 5 שנים ולשכוח את הבעיה. אבל במצב כזה עלול לפספס חלק מהגורמים שיכולים להגדיל את התקופה שבה חוזי אחסון בגודל זה צריכים להיות חובה, וזה כאשר אתה יכול לוודא צרות קנס או אחרות, אשר מנסה למנוע כל אדם שפוי.

העברה לארכיון

נוהל העברת חוזי הפיקדון בארכיון, שתנאיו פקעו כבר, עשוי להשתנות בהתאם לחברה. במקרים מסוימים, עובד פשוט לאגד את המסמך לזה להציב בפינה חשוכה, נחשבת לארכיון. אבל מחברה אחרת את כל התהליך יכול להיות מתואר בבירור בתיעוד הסטנדרטי, יציג את האדם אחראי על הקובץ, או אפילו וכללי כינוי מיוחדים להגשה, להתחבר וכן הלאה. שני האפשרויות יכולות להיות נוחות, תלוי בגורמים רבים. לדוגמא, האפשרות הראשונה היא חברה קטנה מתאימה עם מחזור צנוע. יהיו לא כל כך הרבה מסמכים, כי אתה תמיד יכול למצוא בקלות את כל באותה פינה חשוכה. אבל השני, אמר שהמצב הוא רציני מתאים תאגידים, אשר אחראים על מספר רב של עובדים, ופשוט חייב איכשהו לא לטבוע המסמך. הכלל, אשר חוזה אחסון שונה בארגון של כל צורה של בעלות, זה הזמן של שידור לארכיון. ככלל, הצוות נדרש לשלוח מסמכים עד תקופה מסוימת, ואין זה משנה מתי הם בעצם נגמרו שלבי זמן. ובדרך כלל, כמו שמירה בארכיון מתרחש בתחילת השנה. כלומר, גם אם החוזה הסתיים בחודש פברואר, עדיין יצטרך לחכות עד השנה הבאה כדי לשים אותו באחסון.

הרס

כפי שצוין לעיל, רק בגלל שאתה לא יכול להרוס את ההסכם. ראשית, עליך לוודא כי באמת היה הזמן הנכון. רק אז נוכל להשמיד את המסמך הזה. אבל פעולות אלה יכולים לעתים להיות מסוכנות והשלכותיה, וזו הסיבה שרוב העובדים מעדיפים לעשות אותם אך ורק עם ההנהגה של הסנקציות. זה נראה כך: העובד שנאספו במדגם של כל תיעוד שהוא כבר בחוץ תקופה או בא אל קיצו. חוזים חפצים במפעל, רצוי צריך להיות בנוי כך הליך דגימה זה לא לקח הרבה זמן. ואז, על פי הרשימה שהושגה, דוחות ניהוליים עשו, המסמך נחתם, הגיש, ורק אז, כאשר כל זה נעשה, מתחיל התהליך של הרס חוזים ישירים וניירות ערך דומה אחר. חוזים חפצים בארכיון על בסיס קבוע - לא הפתרון הטוב ביותר, במיוחד לאור העובדה חברות וחלקם אף מצליחים לעשות את זה קצת, לתת להם מיחזור וכן הלאה.

הקלטת דוגמא מערכת אחסון

כדי להבין טוב יותר את כל התכונות ואת עיקרי הפעילות יכול לגרום אחסון תיעוד ארגון עבודה פשוט יחסית למשל. אז, יש חבר צוות, בדרך כלל מישהו מצוות החשבונאות, אשר אחראי על האחסון של חוזים עם קבלנים, או כל ניירות ערך דומים אחרים. יש תיקייה נפרדת שבה הם מתגוררים עד המערכה. ברגע חוזה סגור, זה מוסט לתיקייה אחרת. זה יהיה נוח לקבל מרשם מיוחד בצורה אלקטרונית, שבה מסמכים אלה מופיעים בסדר, המציינים את תקופת האחסון. אבל קודם, בתקופה זו צריכה להיות מוגדרת. עדיף לרוץ תיקייה עבור כל המחלקות, אשר בדרך זו או אחרת הקשורה בחוזה, על מנת להבין טוב יותר את המהות שלהם. עם ניסיון הצורך בפעולה כזו ייעלם. ואז, כאשר ברורים בדיוק מה הוא מייצג כל אחד מהמסמכים החותמים אחסון לטווח בטון. בחלק מהמקרים זה יהיה נוח כדי לציין את החוזה לבין מועד הסגירה, priplyusovyvaya 5 שנים שלה (או יותר) כדי להצביע בדיוק מתי ניתן להשמיד את העיתון. למעשה, אפילו בתחילת הארגון של הליך הנושא לא היה קשה מאוד, אבל אחרי שימוש ממושך הוא עדיין יהיה יותר ופשוט יותר ויותר. כאשר חוזי האחסון בארגון, המהווה את ההרס של חיים כבר אושר, יהיו סטנדרטיים, התהליך כולו ילך בתוך דקות. ואז הגיע השנה כשאפשר להשמיד מסמכים מסוימים. הם יוסרו מהתיקייה, הכפיל את השגיאות האפשריות, ויחד עם הרשימה של ניירות אלה, למפקח. הוא, בתורו, צריך שוב לבדוק אם הכל כמפורט ברשימה, כפי שהוא יישאר הראש האשם במקרה של בעיות. אם הכל תקין, ראש חתמה רשות להרוס וזה שבו כולם מגיע כמו אינטליגנציה משלהם. מישהו פשוט קורע וזורק. אחרים משתמשים המגרסה. אחרים יושבים על האשפה, לשרוף וכן הלאה.

כאשר תקופת השמירה תתחיל

זוהי שאלה חשובה מאוד, משום שהיא מעלה הרבה טעויות עם זה. חוזים חפצים בבית העסק של בלארוס או הפדרציה הרוסית במקרה הזה, בדיוק אותו הדבר, ומתחיל ברגע השנה החדשה מתחילה, שבו מסמך מסוים הוא כבר לא תקף. לדוגמא, יש חוזה, אשר הסתיים ב -15 ביולי, 2010. יש צורך לשמור על 5 שנים, אבל זה לא יכול להרוס את ה -15 ביולי, 2015, ובתחילת 2016. כלומר, הדו"ח המשיך 01.01.2011, ולא מהחודש השביעי של השנה הקודמת. בדרך כלל, על מנת למזער את הסיכוי לטעויות, מתווספים לטווח 1 לשנה שהוגדרו קודם לכן. ורק אחרי זה עבר, תהליך ההרס מתחיל.

תכונות אחסון

באופן כללי, יש המלצות ספציפיות על איך זה צריך להיראות ולעבוד לארכיון. באופן אידיאלי, האחסון של חוזי אחריות, תשלומים לקבלנים, הסכמי עבודה ותיעוד כזה דומה צריך להיות במקום מאוורר ויבש. יתר על כן, המסמכים הללו ממוקמים על מדפים (פתוחים או סגורים). אם הם שייכים הטפסים או מסמכים והדיווח הקפדניים המסומנים "סוד מסחרי", זה צריך להיות כספות מיוחדות קיימות. באופן עקרוני, אף אחד לא בודק את הנקודה הזו, כי זה ההמלצה לצפות כי העסק הרווחי ביותר. השורה התחתונה היא פשוטה מאוד: אם אתה לא להעניש את מערכת האחסון עצמו, שזה מחוסר ניירות הערך, אשר נדרשים להיענש קרובות. ואם יש מבול, או מסמכים יושמדו בכל דרך דומה אחרת, את האשמה לכך היא חברה מסוימת בלבד.

אחריות ומבצעים

ראשיים האחריות העיקרית של כל זה מתקשר בחוזים האחסון יהיה ראש הארגון. הוא היה זה בנוכחות הבעיות יהיה אחראי למדינה לסבול מכל הבעיות האפשריות. בהמשך, בעקבות אחריו, זה בדרך כלל החשב הכללי, עורך דין העובד שאחראי לשמירה על מסמכים. אבל בדרך כלל, כל אדם כזה ייענש כבר הראש עד כדי השגיאה שביצעו אותם. למעשה, רוב הארגונים קטן יחסית עבור מערכת ניטור חוזים מוטלת על מחלקת הנהלת חשבונות. וגם החשב הכללי במחלקה זו או למנות משלהם, או כהצבעה בכלל, האדם הספציפי האחראי. במקרים מסוימים, ייתכן שהאדם מקבל עלייה קטנה בשכר, אשר אמור לפצות על הנפח הנוסף של עבודה, אך לעתים קרובות יותר, הנקודה האחרונה פשוט להתעלם, הדגשת חוסר תקציב או גורמים דומים אחרים. בשינה יותר במקרים נדירים, להיות אחראי על שמירת מסמכים בכלל, וב חוזים בפרט, פועל עורך דין. אבל זה לא מאוד נוח, כי אדם זה יכול להיות רק אחראי על החוזה, ושאר העיתונים שפעם הכירו באופן שטחי בלבד. נוח יותר כאשר יש אדם אחד אשר עוסק בסוגיה זו. זה יהיה הכי מדויק ואינו להתחייב באגים מגעילים קטנוניים כמו זה יכול לגרום לעובדים אחרים.

תוצאה

חוזים חפצים בארגון מתבצעים על בסיס תאימות מלאה עם כל הוראות החוק. זהו תנאי הכרחי, אשר יכול לקחת על עצמו את כל הבעיות של הארגון. במקרה זה, את הניואנסים הקטנים, התקנות הפנימיות, מרשמי והמסמכים הנלווים עשוי להיות שונה המשרד המשרד. האחראי העיקרי נחשב הבוס, אבל הוא יכול להפקיד את הרגע הזה עוד אדם. זה יקל את העבודה של ניהול, אך אינו מסיר את זה מעומק האחריות על טעויות אפשריות. כלומר העובד מי לסמוך לעבוד עם מסמכים ארכיוניים, צריך להיות אחראי וברור להבין את תפקידם תמורת כסף אמיתי, ולא הכרת תודה מילולית, כפי שקורה בדרך כלל עם הגדלת העומס ללא פיצוי שלה עם כספים נוספים כדי לשלם.